Jak odpowiedzieć na wiadomość e-mail, która wymaga potwierdzenia obecności

Zawartość

• etapy
• Część 1 Zdecyduj, jak i kiedy odpowiedzieć
• Część 2 Przygotowanie odpowiedzi
• Część 3 Zarządzanie automatycznymi wiadomościami e-mail i rozwiązywanie problemów

Wraz z rosnącą popularnością poczty elektronicznej jako alternatywy dla tradycyjnych usług pocztowych, zaproszenia na imprezy towarzyskie są niezwykle popularne na wakacyjnych spotkaniach, urodzinach, weselach i nie tylko. Dziś organizatorzy wydarzeń są znacznie bardziej zadowoleni z e-maili z prośbą o potwierdzenie obecności (inaczej znane jako RSVP, co oznacza „proszę odpowiedzieć”) niż wcześniej. Ponieważ e-maile z pytaniami są tak nowe, wiele osób nie wie, jak odpowiednio odpowiedzieć. Mamy nadzieję, że możesz lepiej na nie odpowiedzieć, jeśli znasz czas i jak to zrobić, przygotuj swoją odpowiedź i sprawdź otrzymanie zaproszenia.

etapy

Część 1 Zdecyduj, jak i kiedy odpowiedzieć

1. 
   
   

   
   Sprawdź, czy naprawdę pójdziesz na wydarzenie. Pierwszą decyzją lub krokiem będzie ustalenie, czy naprawdę pójdziesz na wydarzenie. Powinieneś pomyśleć o możliwości wzięcia udziału w wydarzeniu, jak tylko otrzymasz e-mail z zaproszeniem RSVP.
   • Pamiętaj, gdzie odbędzie się wydarzenie i czy musisz podróżować. Jeśli na przykład ktoś zaprasza cię na wesele poza miastem, być może będziesz musiał kupić bilet na samolot, aby się tam dostać, co może być kosztowne.
   • Zrób swój program, aby mieć pewność, że nie będziesz mieć innych wydarzeń tego samego dnia i o tej samej godzinie.
   • Porozmawiaj z małżonkiem i innymi członkami rodziny, aby upewnić się, że będą dostępne. Niektóre mogą odmówić, a inne mogą zaakceptować.

2. 
   
   

   
   Zidentyfikuj rodzaj zaproszenia. Różne okoliczności wymagają różnych niuansów i poziomów formalności. Dlatego powinieneś pomyśleć o rodzaju wydarzenia, zanim odpowiesz na zaproszenie. Pozwoli ci to być pewnym, że nie popełniasz błędu społecznego.
   • Sprawdź, czy jest to nieformalne spotkanie towarzyskie, takie jak zaproszenie na grilla, które sąsiad robi bez powodu i wysyła nieformalne zaproszenie e-mailem. Masz możliwość nieformalnego reagowania na tego rodzaju zaproszenia i możesz mieć mniej czasu na przesłanie odpowiedzi.
   • Jeśli jest to formalne wydarzenie towarzyskie, takie jak zaproszenia na wesela, przyjęcia urodzinowe, komunie lub potwierdzenia, wymagają one formalnej odpowiedzi, tak jak otrzymano zaproszenie.

3. 
   
   

   
   
   
   Odpowiedz w odpowiednim momencie. Po podjęciu decyzji i zastanowieniu się nad zaproszeniem należy odpowiedzieć w odpowiednim czasie. Wreszcie jest to jeden z najważniejszych aspektów podczas odpowiadania na wiadomość e-mail RSVP, ponieważ należy udzielić tej osobie niezbędnego potwierdzenia uczestnictwa lub nieobecności w wydarzeniu.
   • Przeczytaj zaproszenie, aby zobaczyć, czy data jest wymagana do udzielenia odpowiedzi na wiadomość e-mail RSVP, Ta data nie jest sugestią. Upewnij się, że odpowiesz we wskazanym czasie.
   • Odpowiedz jak najszybciej. Chociaż osoba, która Cię zaprosiła, może dać jeden lub dwa miesiące na odpowiedź, nie oznacza to, że powinieneś poświęcić cały ten okres. Wręcz przeciwnie, powinieneś zareagować, jak tylko podejmiesz konkretną decyzję, czy tam jedziesz, czy nie.

Część 2 Przygotowanie odpowiedzi

1. 
   
   

   
   Wypełnij pole tematu. Po podjęciu decyzji, kiedy i jak odpowiesz, powinieneś przygotować wstępny szkic odpowiedzi, którą udzielisz. Aby to zrobić, zacznij pisać w polu obiektowym. Powinno to obejmować przyjęcie lub odrzucenie zaproszenia i odzwierciedlać ton wydarzenia.
   • W przypadku wydarzeń formalnych należy użyć formalnego tonu. Na przykład pisz Anne i Roger nie będą mogli wziąć udziału w bankiecie 11 maja.
   • W nieformalnych okolicznościach, takich jak grill u sąsiada, możesz pisać Nie można uczestniczyć w grillu 11-go.

2. 
   
   

   
   
   
   Napisz list Ważne jest, aby odpowiednio reagować, ponieważ odzwierciedla to ton twojej odpowiedzi. Ponadto, jeśli użyjesz odpowiedniego powitania, przekażesz osobie, która cię zaprosiła, wyobrażenie o tym, jak to widzisz.
   • Wybierz pozdrowienie, które może obejmować Mój dobry przyjaciel, À lub drogi.
   • Nieformalne wydarzenie wymaga prostej odpowiedzi od osoby, która wysłała Ci wiadomość e-mail. Na przykład możesz pisać Droga Martine i Jean.

3. 
   
   

   
   Napisz treść. Treść twojego e jest prawdopodobnie najważniejszą częścią e-maila RSVP. Odzwierciedla to ton zaproszenia i odpowiada bezpośrednio na nie. Dotyczy to niektórych przykładów przyjęcia lub odrzucenia zaproszenia.
   • Nieformalne wydarzenie gwarantuje tego rodzaju nieformalną reakcję Thomas, naprawdę doceniamy zaproszenie na grilla, ale tego dnia będziemy poza miastem.
   • Formalne wydarzenie zasługuje na podobny ton. Na przykład możesz pisać Rodzina Dupont przyjmuje zaproszenie na ślub José i Belindy 5 listopada 2019 r, Kolejny przykład jest następujący Jean i Sara Appleby chętnie przyjmują zaproszenie na 15 urodziny Marty Rodriguez.
   • Formalna odmowa zaproszenia może wyglądać następująco Rodzina Parkerów nie będzie mogła uczestniczyć w ślubie José i Belinda w dniu 5 listopada 2019 r.

4. 
   
   

   
   Podpisz i wpisz swoje imię. Po napisaniu, powinieneś podpisać e-mail RSVP. To coś więcej niż tylko formalność, ponieważ podpis pokazuje typ relacji, którą masz z osobą, która Cię zaprosiła. To także znak, jak się czujesz wobec tej osoby.
   • Wybierz formalne powitanie. Na przykład możesz pisać serdecznie, Moje najlepsze życzenia, Proszę przyjąć, Szanowni Państwo, moje najlepsze pozdrowienialub Proszę przyjąć, proszę Pana, Pani, moje wyrazy szacunku.
   • Wybierz nieformalną formułę, taką jak Bardzo szczerze, Moje pozdrowienia, Noś dobrze lub szczerze.
   • Wybierz odpowiedni koniec, jeśli przyjmiesz lub odrzucisz zaproszenie. Na przykład pisz Z wielkim żalem lub dziękuję.
   • Wpisz swoje imię po ostatecznej formule. W przypadku bardziej nieformalnych wydarzeń nie wahaj się podpisać swoim imieniem i nazwiskiem innych osób, które również zostały zaproszone. W przypadku bardziej formalnych okazji podpisz imię i nazwisko wszystkich gości oraz nazwisko po ostatniej osobie. W niektórych przypadkach, takich jak te, w których masz bliski kontakt z osobą, która Cię zaprosiła, masz możliwość napisania Rodzina Sanchezów.

Część 3 Zarządzanie automatycznymi wiadomościami e-mail i rozwiązywanie problemów

1. 
   
   

   
   Kliknij na odrzucać lub akceptować. Zrób to, jeśli wiadomość e-mail ma przycisk automatyczny. Większość oficjalnych organizatorów wydarzeń coraz bardziej polega na automatycznych usługach RSVP do wysyłania e-maili. Jeśli ktoś korzysta z podobnej usługi do wysyłania wiadomości e-mail RSVP, prawdopodobnie zostaną one wygenerowane przez stronę trzecią. Ponadto wiadomość e-mail prawdopodobnie będzie zawierać opcje z przyciskami, które umożliwiają kliknięcie akceptować lub śmieci zaproszenie.
   • Nie musisz odpowiadać tej osobie e-mailem, jeśli otrzymasz jedną z nich.
   • Po zaakceptowaniu lub odrzuceniu zaproszenia odpowiedź zostanie wysłana do strony trzeciej, która zarządza pocztą i przekaże ją osobie organizującej wydarzenie.
   • Zautomatyzowane usługi e-mail RSVP są często wykorzystywane w sytuacjach półformalnych, takich jak przyjęcia urodzinowe, spotkania krajowe i inne podobne wydarzenia.

2. 
   
   

   
   Kliknij opcję potwierdzenia. Jeśli obawiasz się otrzymania odpowiedzi, możesz rozważyć kliknięcie przycisku Potwierdzenie odbioru na stronie e-mail. Po kliknięciu go usługa e-mail wygeneruje potwierdzenie wysłania, gdy osoba, na którą odpowiesz, otrzyma lub otworzy wiadomość e-mail. W ten sposób będziesz wiedział, że ona otrzymała twoje.
   • Potwierdzenie wysyłki można znaleźć w różnych lokalizacjach, w zależności od usługi, z której korzystasz.
   • Ta opcja może być niedostępna w niektórych usługach.

3. 
   
   

   
   W przypadku zmiany programów wyślij wiadomość e-mail. W rzadkich przypadkach może być konieczne zmodyfikowanie odpowiedzi. Jeśli zaakceptowałeś zaproszenie i zdałeś sobie sprawę, że nie będziesz w stanie uczestniczyć lub jeśli odmówiłeś i nagle masz możliwość wyjazdu, powinieneś skontaktować się z osobą, która zaprosiła Cię na poinformuj o tym.
   • Jeśli przypadkowo kliknąłeś przycisk Auto Accept w e-mailu RSVP, powinieneś wysłać go bezpośrednio do osoby, aby poprawić błąd.
   • Jeśli musisz odrzucić zaproszenie, które pierwotnie zaakceptowałeś, powiadom odbiorcę. Możesz na przykład wysłać mu wiadomość e-mail, wpisując jako obiekt Zmiana odpowiedzi i pisząc coś takiego Z powodu nieprzewidzianych wydarzeń Sara i ja nie będziemy już mogli uczestniczyć w obchodach 20. rocznicy w dniu 14. Przepraszamy za zmianę i czekamy na spotkanie z Państwem wkrótce.
   • Jeśli musisz zaakceptować zaproszenie, które już odrzuciłeś, powiadom tę osobę. Na przykład wyślij wiadomość e-mail i umieść jako obiekt Zmiana mojej odpowiedzi i pisz Chciałbym wziąć udział w wydarzeniu, jeśli nadal masz możliwość przyjęcia większej liczby gości.
   • Zmiany w zaproszeniach RSVP należy wprowadzić jak najszybciej. Zaproszenia na nieformalne wydarzenia można zmienić po kilku dniach. Niemniej jednak w przypadku formalnych wydarzeń (takich jak śluby) muszą być wykonane co najmniej miesiąc wcześniej.