Jak obsługiwać wierzytelności

Zawartość

• etapy
• Część 1 Definiowanie praktyk kredytowych
• Część 2 Klienci faktur
• Część 3 Monitorowanie należności
• Część 4 Zastosuj metody rozliczania należności

Jeśli posiadasz instytucję kredytową i udzielasz kredytów swoim klientom, ważne jest, aby zdefiniować procedury dotyczące należności handlowych. Kredyt klienta ma miejsce wtedy, gdy zezwalasz klientowi na skorzystanie z usługi lub natychmiastowe posiadanie produktu w zamian za obietnicę, że zapłacimy ci później. Innymi słowy, pozwalasz mu przejąć twoje produkty, zanim jeszcze ci zapłacą. Jeśli akceptujesz karty kredytowe, firma wydająca zarządza ryzykiem. W przypadku, gdy klienci muszą płacić czekiem lub gotówką, musisz sprawdzić płatności i zarządzać ryzykiem. Obsługa należności handlowych polega na ustanawianiu procedur udzielania kredytu, generowaniu faktur, prowadzeniu zestawień płatności należnych i otrzymywanych oraz wykonywaniu funkcji księgowych.

etapy

Część 1 Definiowanie praktyk kredytowych

1. 
   

   
   Opracuj procedurę ubiegania się o kredyt. Określ, czy chcesz kredytować osoby fizyczne czy tylko firmy. Poproś wszystkich swoich klientów o wypełnienie wniosku w celu oceny ich zdolności kredytowej. Sprawdź konta wszystkich wnioskodawców kredytowych.
   • Osoby muszą podać swoje imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje o zatrudnieniu i numer ubezpieczenia społecznego.
   • Firmy muszą podać nazwę firmy, dane kontaktowe swojego działu księgowości, historię kredytową innych firm oraz nazwiska ich dyrektorów.

2. 
   

   
   Ustal ogólne warunki sprzedaży. Opracuj dokument wyjaśniający twoje potrzeby i obowiązki klienta. Podaj także termin płatności. Na przykład możesz wskazać, że płatności należy dokonać w ciągu 30 dni od zakupu. Podaj kwotę odsetek należnych za zwłokę. Wskaż, że klient będzie musiał uiścić opłaty za zwrócone czeki lub windykację.
   • Wnioskodawcy kredytowi muszą być w stanie podpisać formularz, aby potwierdzić, że przeczytali i zrozumieli klauzule.

3. 
   

   
   
   
   Przestrzegaj przepisów dotyczących kredytu konsumenckiego. Kredyt konsumencki to umowa, na mocy której pożyczkodawca udostępnia pożyczkobiorcy (osobom fizycznym lub przedsiębiorstwom finansowym) kwotę podlegającą zwrotowi w celu sfinansowania zakupów towarów i usług. We Francji ustawa Lagarde zreformowała kredyt konsumencki w celu ochrony konsumentów. Ustawa nakłada również nowe obowiązki na kredytodawców. Oto niektóre postanowienia tego prawa.
   • Kredytodawcy nie powinni w żaden sposób reklamować, że kredyt poprawia sytuację klienta.
   • Pożyczkodawca może wybrać ubezpieczenie, które najbardziej mu odpowiada.
   • Instytucje kredytowe są zobowiązane do sprawdzenia wiarygodności kredytowej pożyczkobiorcy i upewnienia się, że pożyczkobiorca nie jest zarejestrowany w pliku FICP.
   • Aby dowiedzieć się więcej o przepisach regulujących kredyty konsumenckie, zobacz ten artykuł.

Część 2 Klienci faktur

1. 
   

   
   
   
   Zrozum, czym jest rachunek. Faktura to dokument, który kupujący otrzymuje od sprzedawcy w momencie sprzedaży. Zawiera szczegółowe informacje o sprzedanych produktach i usługach, ich kosztach i dacie oczekiwanej płatności. Faktura różni się od paragonu. Dowód zakupu wystawiany jest tylko wtedy, gdy klient płaci w całości w momencie zakupu. Jeśli płaci później lub w sposób rozłożony, musisz wystawić mu fakturę.
   • Faktura różni się od wyciągu. Wyciąg jest wysyłany do klienta z jedną lub więcej fakturami i określa całkowitą należność. Jego główną rolą jest uproszczenie procesu fakturowania.

2. 
   

   
   Wybierz metodę rozliczeń. Dostępne są dwie opcje: możesz wystawić faktury samodzielnie lub wynająć firmę, która to zrobi. Jeśli dopiero zaczynasz, zrób to sam. Będziesz mógł pogłębić swoją wiedzę na temat finansów swojej firmy. Później możesz przekazać to zadanie innej osobie.

3. 
   

   
   Uwzględnij wszystkie istotne informacje na fakturze. Wyraźnie napisz słowo rachunek. Podaj informacje umożliwiające identyfikację klienta oraz dostarczonych produktów lub usług. Nie zapomnij wyraźnie podać swojego imienia i nazwiska, nazwy jednostki biznesowej i adresu, na który klienci powinni wysyłać płatności.
   • Przypisz unikalny numer do każdej faktury.
   • Wyraźnie wskaż datę.
   • Podaj nazwę i adres klienta, a także nazwę i adres swojej firmy.
   • Jasno określ zakupione produkty lub usługi, a także datę zakupu.
   • Podaj należną kwotę i termin płatności.

4. 
   

   
   Wybierz wystawianie faktur elektronicznych lub papierowych. Możesz wysyłać faktury papierowe pocztą, faktury elektroniczne pocztą elektroniczną lub na oba te sposoby. Klienci powinni wskazać, w jaki sposób chcieliby otrzymywać rachunki. Fakturowanie elektroniczne jest wygodniejsze i tańsze niż fakturowanie papierowe. Jednak niektórzy klienci nie lubią ujawniać informacji finansowych w Internecie. Ponadto, jeśli klient zmieni adres e-mail, możesz mieć problem z skontaktowaniem się z nim.

5. 
   

   
   Spróbuj dołączyć kopertę odpowiedzi do rachunku. Klienci będą mogli łatwiej wysyłać swoje płatności. Wpisz swój adres bezpośrednio na kopercie. Jeśli chcesz, weź kopertę z okna, wydrukuj adres na fakturze i poproś klienta, aby upewnił się, że Twój adres pojawia się w oknie. Jeśli klient zazwyczaj płaci online lub osobiście, zanotuj to. Jeśli klient nie chce otrzymywać koperty odpowiedzi, oszczędzaj ten wydatek.
   • Aby ułatwić proces płatności, skonfiguruj system wpłat bezpośrednich, aby automatycznie odliczać ceny fakturowane na rachunkach. Zasadniczo taki system można łatwo skonfigurować za pośrednictwem banków.

Część 3 Monitorowanie należności

1. 
   

   
   Wybierz system zarządzania długiem. Możesz preferować systemy ręcznego wprowadzania danych offline za pomocą Excela. Jeśli jednak Twoja firma się rozwija, możesz zautomatyzować proces zarządzania za pomocą oprogramowania do zarządzania długiem, takiego jak QuickBooks. Możesz także korzystać z internetowych narzędzi do zarządzania finansami, takich jak Mint lub FreshBooks.

2. 
   

   
   Użyj ręcznego systemu raportowania kredytu. Będziesz mieć możliwość przygotowania arkusza kalkulacyjnego w programie Excel. Utwórz kolumny dla daty, nazwy klienta, należnej kwoty, numeru faktury i daty płatności. Wprowadź informacje na wykresie, aby wysłać rachunki i otrzymywać płatności.
   • Musisz utworzyć szablon faktury i użyć go do wystawienia wszystkich faktur.
   • Zachowaj plik wierzytelności i folder z płatnymi fakturami.
   • Niezapłacone faktury są przechowywane w pliku wierzytelności.
   • Po opłaceniu faktur usuń je bezpośrednio z pliku wierzytelności i umieść w folderze opłaconych faktur.

3. 
   

   
   Śledź należności za pomocą oprogramowania. Jeśli korzystasz z oprogramowania księgowego z opcją należności, możesz go używać do łatwego śledzenia faktur i należnych płatności. Możesz bezpośrednio edytować informacje o klientach i sprzedaży w systemie. Umożliwi to automatyczne generowanie faktur papierowych i elektronicznych. Jeśli system korzysta z Internetu, możesz wysyłać faktury bezpośrednio do klientów pocztą e-mail. Masz możliwość uruchomienia raportu, który powie ci, które faktury są nadal zaległe, więc nie musisz przechowywać osobnych plików papierowych dla faktur opłaconych i niezapłaconych.
   • Za pomocą oprogramowania księgowego możesz także klasyfikować faktury w porządku chronologicznym. Proces ten polega na oddzieleniu niezapłaconych faktur według liczby dni opóźnienia w płatności, co pozwala na zastosowanie zasad windykacji, które określają pewne środki, gdy płatności są opóźnione o 30, 60 lub 90 dni.

4. 
   

   
   Wydawaj miesięczne wyciągi z rachunków dla klientów. Wyciąg z konta różni się od faktury. Wydawany jest raz w miesiącu i wyszczególnia wszystkie kwoty pozostające do zapłaty na starych fakturach. Wyciąg z konta wskazuje również otrzymane płatności. Wreszcie dokument ten wskazuje wszelkie przeniesione saldo, które pozostaje niezapłacone. W przypadku niezapłaconych kont należy wprowadzić system umożliwiający identyfikację, śledzenie i odzyskiwanie zaległych kont.

Część 4 Zastosuj metody rozliczania należności

1. 
   

   
   Użyj oprogramowania księgowego do automatyzacji procesu. Oprogramowanie księgowe pozwala nie tylko na wystawianie faktur, ale także automatycznie konfiguruje miesięczne sprawozdania finansowe. Zaletą takiej automatyzacji jest to, że oszczędza dużo czasu i ułatwia pracę, zamiast konieczności ręcznego wprowadzania tych samych informacji więcej niż raz. Kolejną zaletą tego systemu jest to, że masz mniej błędów podczas wpisywania różnych kwot lub informacji o różnych raportach.

2. 
   

   
   Złóż oświadczenie o sprzedaży usług na kredyt. Najpierw przypisz do rachunku sprzedaży kwotę należną za usługę. Następnie obciążyć należności tą samą kwotą. Kiedy klient płaci, obciąża rachunek bieżący wypłaconej kwoty. Następnie zasil konto klienta tą samą kwotą.
   • Załóżmy, że wysyłasz klientowi rachunek w wysokości 5000 USD za świadczenie usługi.
   • Przekaż pozycję obciążającą 5000 EUR na należnościach. W bilansie należności pojawiające się w aktywach rosną.
   • Wydaj na piśmie 5000 euro na sprzedaż. Wzrost sprzedaży w sprawozdaniach finansowych.

3. 
   

   
   Złóż oświadczenie o sprzedaży towarów na kredyt. Najpierw umieść wpisy do dziennika w arkuszu, aby zarejestrować sprzedaż i powiązane należności. Podobnie jak w przypadku usługi, musisz kredytować sprzedaż i należności handlowe. Następnie rozważ zmniejszenie zapasów sprzedawanych klientowi jako kosztów i zaoszczędź je.
   • Załóżmy, że dokonałeś transakcji biznesowej za 10 000 USD, w ramach której sprzedałeś klientowi towary o wartości 7 000 USD.
   • Przekaż wpis kredytowy w wysokości 10 000 EUR na sprzedaż i wpis debetowy w wysokości 10 000 EUR na należności.
   • Następnie napisz debet w wysokości 7 000 EUR na koszt sprzedanych towarów. Ma to postać kosztów w sprawozdaniach finansowych. Następnie napisz kredyt o wartości 7 000 USD na konto magazynu. Brak zapasów zmniejsza się o 7 000 EUR w bilansie.

4. 
   

   
   Księguj złe długi. Najlepszą metodą rozpoznania nieściągalnych długów jest oszacowanie liczby niezapłaconych faktur gromadzonych co miesiąc we wpisach do dziennika. Dzięki tej technice możliwe jest rejestrowanie nieściągalnych wydatków w tym samym miesiącu, w którym wystawiono faktury.Jest to zgodne z zasadą uzgodnienia, zgodnie z którą wszystkie wydatki muszą zostać ujęte w tym samym miesiącu, co wygenerowane przychody.
   • Jeśli nie gromadzisz nieściągalnych długów i po prostu oczekujesz rozliczenia się z nieściągalnych długów, gdy klient nie zapłaci, narusza to zasadę uzgodnienia.
   • Na przykład, jeśli szacujesz, że faktura w wysokości 40 000 EUR nie zostanie zapłacona w ciągu jednego miesiąca, przejdź do rejestracji kwoty 40 000 EUR na koncie nieściągalnych długów. To pojawia się jako pozycja kosztowa w sprawozdaniu finansowym.
   • Ponadto należy umieścić zapis księgowy kredytu o tej samej wysokości na koncie odpisów dla kont wątpliwych w bilansie.
   • Gdy zidentyfikujesz niezapłacone rachunki, musisz tylko wypłacić pieniądze ze złych długów i należności kredytowych.

5. 
   

   
   Publikuj rabaty za wcześniejszą płatność. Jeśli zaoferujesz zniżkę na zaliczkę, klient zapłaci mniej niż łączna kwota na fakturze. Następnie zapisz marżę jako obniżkę zysku na koncie rabatu sprzedaży. Umożliwi to sprawdzenie rozbieżności w rachunku zysków i strat.
   • Załóżmy, że wysyłasz klientowi rachunek w wysokości 1000 USD i dajesz mu 10% rabatu lub 100 EUR za zapłatę 10 dni wcześniej. Jednak ten klient płaci tylko 900 €.
   • Przekaż 1000 EUR wpisu na należnościach.
   • Obciążenie 900 € na sprzedaży i 100 € na rachunku sprzedaży.

6. 
   

   
   Przygotuj historyczne zestawienie należności handlowych. Taki raport zawiera szczegółowe informacje na temat wszystkich zaległych faktur. Skonstruowano go, aby pokazać, ile mają rachunki. Na przykład mogą istnieć kolumny dla bieżących rachunków, te z opóźnioną płatnością od 0 do 15 dni, 16 do 30 dni, 31 do 45 dni i więcej niż 45 dni. Możesz go użyć do oszacowania nieściągalnego długu. Możesz także użyć tego raportu do zidentyfikowania faktur wymagających działań następczych.