Jak zorganizować biuro

Zawartość

• etapy
• Część 1 Opróżnij biuro
• Część 2 Zmiana układu biura
• Część 3 Promowanie wydajności

Jak często się mówi, „brudne biurko jest oznaką nieuporządkowanego ducha”. Utrzymanie czystej, zorganizowanej przestrzeni roboczej będzie miało niesamowity wpływ na produktywność, koncentrację i możliwość znalezienia wszystkiego, czego potrzebujesz. Możesz być zaskoczony własną wydajnością w pracy po posprzątaniu bałaganu na biurku. Wszystko czego potrzebujesz to trochę czasu, dyscyplina, aby wyrzucić rzeczy, których nie potrzebujesz, i system, aby upewnić się, że wszystko pasuje.

etapy

Część 1 Opróżnij biuro

1. Zacznij od zera. Łatwiej będzie się zorganizować, jeśli zaczniesz od pustego biura. Usuń wszystko z niego. Wyjmij przedmioty z szuflad (jeśli takie istnieją). Umieść wszystko na osobnym stole lub na podłodze, aby posortować je później. Po usunięciu wszystkich rzeczy z biura łatwiej będzie sobie wyobrazić, jak chcesz je uporządkować.
   • Prawdopodobnie zajmie ci to więcej czasu, aby uporządkować rzeczy na biurku i zdecydować, które z nich wyrzucić.

2. 
   

   
   Oczyść biuro od góry do dołu. Ciesz się czystością w pustym biurze. Odkurzyć i zetrzeć górę środkiem do czyszczenia wielu powierzchni. Traktuj inkrustowane plamy i polskie rysy na drewnianych biurkach. Po zakończeniu będzie wyglądać jak nowy.
   • Upewnij się, że wszystko zostało usunięte z biura przed rozpoczęciem czyszczenia. W przeciwnym razie będziesz musiał posprzątać wokół bazaru.

3. 
   

   
   
   
   Odrzuć stare rzeczy, których nie używasz. Zabierz ze swojego biura wszystkie rzeczy, które masz, i podziel je na dwa stosy: jeden na rzeczy, które wyrzucisz do śmieci, a drugi na rzeczy, które chcesz zatrzymać. Nie ruszaj się. Pozbądź się jak największej ilości niepotrzebnych rzeczy, dopóki nie pozostaniesz z niezbędnymi niezbędnikami. W ten sposób łatwiej będzie utrzymać biurko w czystości.
   • Ludzie są często przywiązani do przedmiotów, których nie używają i do których nie są przyzwyczajeni. Pokonaj niepotrzebne interesy, aby po zakończeniu pracy uzyskać więcej spokoju.
   • Nie zapomnij wyrzucić śmieci, które znajdziesz podczas sprzątania biura. Mogą również liczyć na większość zaburzeń.

   
   

   
   Zaktualizuj swoją przestrzeń. Rozejrzyj się po biurku i znajdź wszystko, co jest nieaktualne. Obejmuje to kalendarze z poprzednich lat, wiadomości e-mail, na które masz lub nie odpowiedziałeś, a nawet stare zdjęcia. Zastąp te obiekty zaktualizowanymi wersjami. Wyrzuć je do kosza lub przechowuj w specjalnym miejscu. Wszystko na biurku musi być nowe i gotowe do użycia.
   • Masz prawo trzymać się rzeczy o wartości sentymentalnej. Jeśli masz stare zdjęcie, prezent lub pamiątkę, którą chcesz zachować, przechowuj je w bezpiecznym miejscu i nie pozwól, by leżały na biurku.

Część 2 Zmiana układu biura

1. 
   

   
   
   
   Zmień układ swojego biura. Teraz nadszedł czas, aby odłożyć rzeczy na biurko, ale nie musisz odkładać ich tam, gdzie były. Pomyśl o nowych sposobach reorganizacji biura, aby wykorzystać dostępną przestrzeń. Możesz zdecydować się na umieszczenie rzeczy na ich miejscu, ale po przeciwnej stronie biura lub możesz wybrać dla nich nową lokalizację. Opracuj układ, który pomoże Ci pozostać skupionym podczas pracy.
   • Reorganizacja twoich rzeczy na biurku to niewielka zmiana, która powinna jednak być monotonia, którą odczuwasz, kiedy siadasz do pracy i zawsze widzisz te same rzeczy w tych samych miejscach.
   • W Chinach istnieje nawet sztuka poświęcona organizacji przedmiotów życia codziennego. To jest „feng shui” i te terapeutyczne efekty psychologiczne zostały dobrze wykazane.

2. 
   

   
   Wypełnij nowy biznes. Brakuje papieru, długopisów lub zszywek? Przejdź do sklepu z artykułami biurowymi i wybierz potrzebny sprzęt. Zrób listę, aby niczego nie zapomnieć. Skoncentruj się na rzeczach, których często używasz i szybko się kończą. Kiedy nadejdzie czas pracy, będziesz mieć wszystko, czego potrzebujesz.
   • Nawet jeśli twoje miejsce pracy zapewnia Ci wszystkie potrzebne materiały biurowe, powinieneś mieć pod ręką te, które do ciebie należą (na przykład ulubiony rodzaj pióra może sprawić, że będziesz bardziej komfortowy).

3. 
   

   
   Pomyśl o organizacji swojego biznesu. Gdy masz już dobry pomysł na wygląd, który chcesz nadać swojemu biuru, załóż tam swoją firmę, aby zmaksymalizować wydajność przy jednoczesnym wyeliminowaniu bałaganu. Na przykład zarezerwuj środek biura na komputer, jednocześnie przechowując ważne przedmioty i dokumenty na wyciągnięcie ręki. Oprócz ułatwienia pracy, nie będziesz tracić czasu na szukanie swoich rzeczy, ponieważ będą one logicznie przechowywane.
   • Twoja intuicja jest zazwyczaj najlepszym przewodnikiem, który mówi ci, gdzie powinieneś spakować swoje rzeczy. Jeśli szukasz pewnych rzeczy w niektórych miejscach, jest to prawdopodobnie najlepsze miejsce, aby je odłożyć.

   
   

   
   Dodaj trochę stylu. Twoim celem jest uzyskanie czystego i zorganizowanego biura, ale to nie znaczy, że musi być nudne. Dodaj dekoracyjne dodatki, aby nadać mu indywidualności. Niektóre ramki, mały posąg lub fajny kubek kawy mogą ożywić przestrzeń i sprawić, że będzie cieplej.
   • Jeśli pracujesz w pudełku lub w biurze, możesz zabrać ze sobą artykuły gospodarstwa domowego, aby zwalczyć nastrój pracy.
   • Zawieś plakaty i plakaty na ścianie, które zmotywują cię do ciężkiej pracy.

Część 3 Promowanie wydajności

1. 
   

   
   Trzymaj niezbędne rzeczy na wyciągnięcie ręki. Jeśli zdasz sobie sprawę, że często musisz się poruszać, aby dotrzeć do jakiegoś obiektu, musisz upewnić się, że pozostaje on bardziej dostępny. Pomyśl o ruchach, które często wykonujesz, aby dotrzeć do czegoś na biurku i uporządkować swoje rzeczy według ważności. Takie podejście ułatwi znalezienie i korzystanie z firmy.
   • Długopisy i ołówki, papier, notebooki, urządzenia komunikacyjne i akcesoria cyfrowe powinny być przechowywane w otwartych miejscach lub w miejscach, w których można do nich łatwo dotrzeć.
   • Oddziel ołówki i długopisy w filiżance, aby trzymać je razem i gotowe do użycia, nie zajmując zbyt wiele miejsca.
   • Pozostaw spinacze i zszywacze w pobliżu drukarki lub w miejscu, w którym obchodzisz się z dokumentami.
   • Możesz zarobić nawet godzinę dziennie, skracając czas potrzebny na znalezienie rzeczy w bałaganie w biurze.

2. 
   

   
   Często używane przedmioty przechowuj na wyciągnięcie ręki. Często używane przedmioty, które nie są niezbędne, można przechowywać w szufladach, aby móc je wyjąć w razie potrzeby. Zachowaj górne szuflady na rzeczy, które zajmują miejsce i rzeczy, których często używasz, ale nie muszą być trzymane na biurku.
   • Na przykład może się okazać, że do wykonania pracy używasz komputera, tabletu lub innych urządzeń elektronicznych częściej niż długopisów lub papieru. W takim przypadku te materiały wtórne należy przechowywać na wyciągnięcie ręki, aby pozostawić miejsce na biurku dla urządzeń elektronicznych.
   • Jeśli masz dużo mniejszych przedmiotów, możesz kupić tace do szuflad. Dostosują się do przestrzeni w tym ostatnim i mają przedziały o różnych rozmiarach, aby wszystkie twoje rzeczy były widoczne i dobrze zorganizowane.
   • Zrób sobie listę najważniejszych lokalizacji każdej rzeczy. Jeśli często używasz przedmiotu lub ważne jest, aby mieć go pod ręką, możesz zostawić go na biurku. Jeśli potrzebujesz go tylko od czasu do czasu, możesz bezpiecznie przechowywać go w szufladzie. Jeśli rzadko go używasz lub nie mieści się na biurku, musisz znaleźć inne miejsce, aby go zatrzymać.

   
   

   
   Przechowuj niepotrzebny bałagan z dala od biura. Cokolwiek zdecydujesz się zachować, ale z którego nie korzystasz często, musisz je przechowywać gdzie indziej, aby się nie gromadziły i nie zaśmiecały.Obejmuje to rzeczy osobiste, przekąski, napoje i gadżety, z których korzystasz tylko w rzadkich przypadkach. Pisemne dokumenty powinny być przechowywane w folderach ułożonych razem w małej szafce, a pozostałe powinny być przechowywane w dolnej szufladzie lub innej szafie, jeśli nie zamierzasz jej używać. Unikaj kładzenia rzeczy na biurku, z wyjątkiem tych, których potrzebujesz.
   • Postaraj się przyzwyczaić do przechowywania swoich rzeczy po ich użyciu. W przeciwnym razie będą się gromadzić na biurku lub szybko zapełniają szuflady, jeśli nie zwracasz uwagi.

3. 
   

   
   Użyj koszyka na dokumenty. Aby ułatwić sobie załatwienie wszystkich formalności, należy zainwestować w kosz na listy. Są to płytkie wielopoziomowe kosze, które pozwalają wybrać jedno piętro dla ostatnich dokumentów, a drugie dla dokumentów, które mają zostać zwrócone, a także dla poczty bez odpowiedzi lub już zwróconej. Przechowując dokumenty w koszu pocztowym, folderach i małej szafce, unikniesz zmiażdżenia biurka pod dokumentami.
   • Kosz na listy lub wiele koszy ułożonych jeden na drugim może pomóc w wyeliminowaniu bałaganu tworzonego przez dokumenty na biurku.
   • Zarezerwuj koszyk na dokumenty, które wypełniłeś lub musisz wypełnić, inny na pocztę, na którą musisz odpowiedzieć lub na którą już odpowiedziałeś itp.

4. 
   

   
   Zachowaj kontrolę nad wspólnym obszarem roboczym. Niektóre osoby muszą korzystać ze wspólnego biura lub wspólnej skrzynki w pracy lub twoje biuro może skończyć w pobliżu innych biurek, pozostawiając ci raczej ograniczone miejsce do pracy. Nadal możesz podjąć kroki, aby kontrolować tę wspólną przestrzeń.
   • Po pierwsze, musisz upewnić się, że masz wyraźne ograniczenia co do tego, kto jest właścicielem. Następnie możesz zacząć organizować własną sekcję, maksymalizując jej pojemność i wydajność.
   • Umieść znacznik na przedmiotach osobistych i trzymaj je obok miejsca, w którym siedzisz. Zidentyfikuj dokumenty należące do Ciebie i przechowuj je w osobnych segregatorach, które następnie umieścisz w szufladach lub w szafie.
   • Zdecyduj się na wspólną przestrzeń do przechowywania rzeczy, które udostępniasz, aby zaburzenie nie następowało powoli w Twojej osobistej przestrzeni.
   • Noś torbę lub ręcznik, aby przechowywać swoje rzeczy. Jeśli pracujesz we wspólnej przestrzeni, możesz nie mieć tyle zapasów i akcesoriów, ile chcesz na biurku i szufladach.
   • Nabierz nawyku regularnego przechowywania i czyszczenia, aby utrzymać porządek we wspólnym biurze lub miejscu pracy. Im więcej ludzi jest skoncentrowanych w ograniczonej przestrzeni, tym więcej odpadów, papierów i nieporządku gromadzi się.

• Zachowaj minimum osobistych przedmiotów i dekoracji podczas organizowania biura w pracy. Im więcej obiektów masz na pulpicie, tym więcej miejsca będziesz czuć chaotycznie i niezorganizowany.
• Upewnij się, że znajdziesz krzesło biurowe, które zapewnia dobre podparcie pleców. Jeśli nie utrzymasz dobrej postawy, może to wpłynąć na twoje zdrowie i nastrój.
• Skonfiguruj system pamięci, aby zawsze wiedzieć, co jest już ukończone, co należy zakończyć i co możesz wyrzucić. Organizuj projekty na podstawie ich znaczenia i postępu.
• Trzymaj kosz na zużyty papier w pobliżu biura, aby go natychmiast wyrzucić. Jeśli to przełożysz, będą się one kumulować.
• Umieść etykiety na szufladach, aby dowiedzieć się, gdzie są twoje rzeczy, abyś nie musiał szukać wszędzie, gdy ich potrzebujesz.
• Kupuj i używaj prostych pojemników do przechowywania, które pomogą Ci zarządzać bałaganem. Będziesz musiał trzymać niektóre przedmioty pod ręką, jednocześnie je gdzieś przechowując. Możesz umieścić je pod biurkiem, obok lub nawet w innym pokoju.
• Jeśli lubisz majsterkować, możesz spróbować stworzyć własne pomoce do przechowywania dzięki unikalnym i spersonalizowanym materiałom.
• Jeśli nie masz wystarczającej ilości miejsca na biurku na lampę, kup ją za pomocą szczypiec, które przymocujesz do krawędzi.
• Pozbądź się wszelkich możliwych zakłóceń. Pomoże ci to również zachować mentalną organizację.
• Kup szafkę na dokumenty, dziurkacz i przekładki, aby uporządkować dokumenty.
• Jeśli masz komputer na pulpicie, musisz uporządkować swoje pliki. Należy również rozważyć wyczyszczenie wnętrza komputera i laptopa.
• Staraj się mieć pod ręką notatnik na wypadek, gdybyś chciał coś napisać.

• Upewnij się, że pamiętasz, gdzie przechowujesz swoje rzeczy. Jeśli masz wiele narzędzi, gadżetów lub folderów, o których musisz pamiętać, możesz sporządzić listę lokalizacji wszystkich rzeczy w biurze, aby pomóc Ci utrzymać porządek.
• Bałagan na biurku obniży Twoją wydajność. Idź spokojnie, a będziesz bardziej wydajny w swojej pracy.