Jak skutecznie zorganizować swój czas

Zawartość

• etapy
• Część 1 Oceń bieżące zarządzanie swoim czasem
• Część 2 Unikanie rozpraszania uwagi
• Część 3 Efektywne wykorzystanie czasu

Każdy kiedykolwiek słyszał, jak ktoś narzeka, że ​​nie ma wystarczającej liczby godzin w ciągu dnia, aby zrobić wszystko, co trzeba. Kilka podstawowych wskazówek dotyczących organizacji i zarządzania czasem może pomóc w maksymalnym wykorzystaniu czasu. Ucząc się, jak skutecznie organizować swój czas, będziesz w stanie osiągnąć o wiele więcej rzeczy.

etapy

Część 1 Oceń bieżące zarządzanie swoim czasem

1. 
   

   
   Obserwuj swoje codzienne czynności. Obserwuj, co robisz każdego dnia i zwróć uwagę na różne sposoby spędzania czasu. Będziesz zaskoczony, gdy zobaczysz, ile czasu marnujesz w dniu, porównując go z czasem spędzonym na robieniu tego, co musisz zrobić.
   • Nie zapomnij zwrócić uwagi na bardziej daremne czynności, na przykład, gdy przygotowujesz śniadanie, robisz prace domowe, bierzesz prysznic itp.

2. 
   

   
   Zapisz wszystkie swoje działania w notatniku. Po zaobserwowaniu wszystkich działań i oszacowaniu, ile czasu spędzasz na ich wykonywaniu, zapisz je w zeszycie. Umieść wszystkie informacje w tym samym notatniku, ponieważ będziesz w stanie łatwiej zidentyfikować powtarzające się wzorce i czasy, w których stracisz czas, jeśli zobaczysz je wszystkie na tej samej stronie.
   • Nic nie zapamiętaj i wyraźnie zanotuj każdy wpis w notatniku. Nie grupuj oddzielnych wydarzeń w jeden wpis, nie lekceważ drobnych zadań i pisz dokładne czasy, oceniając, jak rozpada się Twój dzień.
   • Przydatne może być pogrupowanie niektórych działań w kategorie. Na przykład możesz zauważyć niebieskie prace domowe, czerwone prace i hobby w kolorze czarnym. Pomoże Ci to lepiej zobrazować, jak spędzasz czas.

3. 
   

   
   
   
   Oceń swój czas. Czy spędzasz godzinę nic nie robiąc? Dwie godziny na decyzję, gdzie zjeść? Osiem godzin na surfowanie po Internecie? Znajdź szablony, które podpowiedzą Ci, jak spędzasz czas i określ, jakie działania są potrzebne, a jakie działania nie są potrzebne.
   • Tracisz czas, bo brakuje ci kontroli nad sobą? Czy wkładasz rzeczy zbyt często na noc? Czy akceptujesz zbyt dużą odpowiedzialność? Są to pytania, które powinieneś sobie zadać, oceniając, jak spędzasz czas.
   • Możesz zdać sobie sprawę, że dzielisz swój dzień w sposób, który nie ma sensu. Na przykład może nie być rozsądne pracować pół godziny przed spędzeniem dziesięciu minut na robieniu nieistotnych rzeczy przed powrotem do pracy na pół godziny. Będziesz bardziej skoncentrowany i produktywny, jeśli będziesz pracować przez godzinę, a później zajmujesz się mniej ważnymi sprawami.
   • Lepiej jest radzić sobie z zadaniami, rozkładając je. Ta metoda wymaga przydzielenia pewnej ilości czasu na jedno zadanie bez rozpraszania uwagi.

4. 
   

   
   
   
   Pomyśl o korektach. Teraz, gdy dokładnie wiesz, co robisz w swoim czasie, zacznij aktywnie dostosowywać harmonogram. Upewnij się, że zidentyfikujesz obszary, których nie możesz zmniejszyć. Nie dlatego, że coś zajmuje dużo czasu, więc marnujesz czas.

5. 
   

   
   Znajdź co jest nie tak. Jeśli spędzasz trzy godziny dziennie na wysyłaniu dokumentów roboczych, jest mało prawdopodobne, że będziesz w stanie skrócić czas poświęcony na tę aktywność. Jeśli jednak wyślesz czterech lub pięciu pracowników między zadaniami, możesz być w stanie skrócić czas poświęcony na to działanie.

6. 
   

   
   Zmień swoje nawyki. Niezależnie od tego, jaki masz problem z zarządzaniem czasem, zawsze znajdziesz rozwiązanie. Gdy znajdziesz czas, który marnujesz czas lub sposób, w jaki powinieneś go spędzać, musisz podjąć wspólny wysiłek, aby zmienić swoje nawyki zarządzania czasem.
   • Jeśli spędzasz zbyt dużo czasu na pracach domowych lub przygotowywaniu się do jedzenia, rozważ zatrudnienie gospodyni domowej lub kucharza. Dla niektórych ludzi ich czas jest wart więcej niż ich pieniądze.
   • Możesz spędzić dużą część dnia surfując bez celu w Internecie. Możesz ograniczyć dostęp do niektórych witryn lub sieci społecznościowych, kiedy powinieneś raczej pracować lub robić coś innego.

Część 2 Unikanie rozpraszania uwagi

1. 
   

   
   Zidentyfikuj rozproszenia w swoim życiu. Ciągłe rozpraszanie uwagi jest największym zagrożeniem dla dobrego zarządzania czasem. Musisz zrozumieć, które działania lub które osoby marnują Twój czas. Niezależnie od tego, czy chodzi o przyjaciela, który nigdy nie przestaje mówić, czy o poczucie winy, które odciąga cię od pracy, musisz znaleźć sposoby na uniknięcie wszystkiego, co marnuje Twój czas.
   • Jeśli spędzasz dużo czasu na czymś, co nie daje pożądanych rezultatów, to prawdopodobnie rozpraszasz w swoim życiu, którego powinieneś unikać.
   • Jeśli pracujesz w biurze, prawdopodobnie będziesz myśleć o wielu swoich współpracownikach jako o rozrywce. Unikaj niepotrzebnych rozmów, gdy masz coś do zrobienia. Nie zapominaj jednak, że twoje podejście do pracy jest równie ważne dla rozwoju Twojej kariery, jak umiejętności zarządzania czasem, więc nie powinieneś być zły.

2. 
   

   
   Unikaj długich rozmów przez telefon. Jeśli spędzasz dużo czasu na zawieszaniu się na telefonie, może być konieczne dostosowanie nawyków rozmowy. Często można uzyskać szybsze wyniki, rozmawiając twarzą w twarz niż w rozmowach telefonicznych, dlatego musisz skrócić czas spędzany na zawieszaniu się na linii.
   • Wiele rozmów telefonicznych, zwłaszcza na początku lub na końcu, zawiera niepotrzebne lub niepotrzebne dyskusje. Ludzie zwykle odchylają się od tematu, gdy rozmawiają przez telefon, więc musisz uważać. Na spotkaniach twarzą w twarz czujesz się bardziej zobowiązany do omawiania tylko interesującego Cię tematu. Dzieje się tak, ponieważ nie ma innych zakłóceń, gdy jesteś przed dzwoniącym.

3. 
   

   
   Nie spędzaj zbyt dużo czasu w Internecie. Wiele osób korzysta z sieci jako ważnego narzędzia do wykonywania zadań, które należy wykonać. Jednak jest tak wiele osób, które oddają się czytaniu bezużytecznych artykułów lub wiadomości sportowych lub oglądaniu zdjęć gwiazd, kotów lub szczeniąt. Skoncentruj się podczas korzystania z Internetu. Istnieją programy, które można zainstalować, które blokują niektóre aplikacje, witryny i domeny, aby zmniejszyć rozproszenie uwagi oferowane przez sieć.
   • Unikaj Facebooka i innych serwisów społecznościowych, gdy powinieneś skupić się na czymś innym.
   • Będziesz także tracić dużo czasu na szukanie różnych tematów w Google. Możesz pomyśleć o szybkim przeszukaniu jednego tematu i zanim się zorientujesz, spędziłeś trzy godziny na przeszukiwaniu głębin sieci.

4. 
   

   
   Użyj znaku „nie przeszkadzać”. Prawdopodobnie znasz ten znak, który wisi na drzwiach pokoi hotelowych. Może być równie skuteczny w biurze lub w miejscu pracy. Możesz odebrać tego rodzaju znak, wybierając ten w następnym hotelu, w którym będziesz przebywać, lub drukując taki w domu, który możesz zawiesić na drzwiach biura, kiedy będzie to konieczne. Pomoże to uniknąć ryzyka niepotrzebnych rozmów, które odwracają uwagę od pracy.
   • Jeśli pracujesz w domu, ważne jest, aby mieć wydzielone miejsce tylko do pracy. Nie pracuj we wspólnych pomieszczeniach domu, ponieważ telewizor, telefon lub konsola do gier mogą łatwo oderwać Cię od pracy.

5. 
   

   
   Poświęć czas na nieuniknione odwrócenie uwagi. Istnieją pewne rozrywki, których ludzie po prostu nie mogą uniknąć. Czasami to twój szef przychodzi do ciebie, aby dyskutować na różne tematy, lub starszy członek rodziny, który potrzebuje pomocy w prostych sprawach. Niezależnie od tych nieuniknionych zakłóceń, jeśli przygotujesz się wcześniej, nie będą one zakłócały czasu potrzebnego na inne projekty lub działania, które musisz wykonać.

Część 3 Efektywne wykorzystanie czasu

1. 
   

   
   Napisz wszystko Nie polegaj na swojej pamięci, aby wykonywać zadania, które musisz wykonać. Zapisz wszystko, co musisz zrobić w jednym miejscu i bądź przygotowany do częstego przeglądania tej listy, aby osiągnąć swoje cele.
   • Nawet jeśli dane zadanie wydaje ci się drobne lub drugorzędne, zwróć na to uwagę. Twój kalendarz powinien być wypełniony drobnymi komentarzami, takimi jak „zadzwoń do Johna”, „szukaj marży zysku” lub „wyślij jeden do szefa”.
   • Zawsze miej ze sobą notatnik, aby zanotować pojawiające się zadania. Myślisz, że zapamiętasz je później, ale nie zrobisz tego.

2. 
   

   
   Użyj kalendarza. Dodając do swoich narzędzi prosty kalendarz, który pomoże Ci zorganizować, możesz efektywniej zorganizować swój czas. Napisz nowe terminy, zadania domowe lub spotkania, gdy będą się one zgadzać z twoim harmonogramem. Każdego ranka poświęć trochę czasu, aby ponownie przeczytać swój kalendarz i dowiedzieć się, co będzie dalej.

3. 
   

   
   Unikaj przepracowania. Zorganizuj swój harmonogram, aby uniknąć zbyt dużej liczby zadań lub odpowiedzialności za zbyt wiele projektów jednocześnie. Sprawdź swój kalendarz przed zaakceptowaniem czegokolwiek, aby upewnić się, że masz czas. Pomoże to utrzymać porządek i regularnie przeglądać kalendarz.

4. 
   

   
   Wyeliminuj rozproszenia. Wydajnie organizuj swój czas, eliminując elementy, które mogą rozpraszać uwagę lub powodować utratę wzroku z celu lub spóźnienie. Telewizory i konsole do gier trzymaj z dala od pokoju, w którym studiujesz lub płacisz rachunki, aby skupić się tylko na zadaniach, które należy wykonać w pierwszej kolejności, i zachować hobby na później.

5. 
   

   
   Uporządkuj swoje zadania. Wydajnie zarządzaj czasem, organizując się do wykonywania ważnych lub pilnych zadań. Zanotuj to w swoim kalendarzu, wyróżniając go specjalnym kolorowym znacznikiem lub umieszczając naklejkę. Najpierw zajmij się tymi pilnymi czynnościami, aby mieć wystarczająco dużo czasu na ich zakończenie, a następnie popracuj nad mniej pilnymi czynnościami po zakończeniu pierwszych.
   • Nie wahaj się od czasu do czasu zmieniać swoich priorytetów. Są rzeczy, które mogą pojawić się w ostatniej chwili i które szybko wymagają twojej uwagi. Będziesz musiał przestać robić to, co robisz, a czasem ponownie skoncentrować swoją energię i czas na czynności w ostatniej chwili. Tylko upewnij się, że nie zdarza się to zbyt często.
   • Jeśli zdajesz sobie sprawę, że ciągle zmieniasz priorytety w ciągu dnia, coś jest nie tak. Nawet jeśli musisz spodziewać się drobnych zmian w zużyciu czasu, jeśli musisz wprowadzać ciągłe zmiany, może to wynikać z niewłaściwej organizacji swoich działań od samego początku.

6. 
   

   
   Bądź realistą. Daj sobie realistyczny czas na wykonanie każdego z zadań. Jeśli uważasz, że wykonanie zadania zajmie od pół godziny do godziny, daj sobie godzinę. Zachowując realistyczne podejście do tego, jak długo zajmie to działanie, unikniesz przeciążenia lub spóźnienia.
   • Zapobieganie jest zawsze lepsze niż leczenie i daje więcej czasu, niż potrzebujesz. Jeśli zakończysz zadanie wcześniej, możesz przejść do następnego zadania, co nie powinno wpłynąć na produktywność.

7. 
   

   
   Zorganizuj podstawowe działania. Nie zapomnij policzyć czasu potrzebnego na podstawowe czynności, takie jak posiłki lub prysznic. Może ci się to wydawać naturalne, ale ważne jest, aby poświęcić czas na wykonanie ich wśród innych działań, aby upewnić się, że ich nie zapomnisz lub nie spóźnisz się.

8. 
   

   
   Użyj systemu przypomnień. Oprócz harmonogramu skonfiguruj prosty system przypomnień, który pomoże Ci zapamiętać ważne zadania i terminy. Korzystaj z opcji post-it lub alertów w telefonie o określonych porach dnia, aby pamiętać o zrobieniu czegoś lub zaplanowaniu aktywności. Ten system pomoże ci nic nie zapomnieć.
   • Unikaj polegania na innych, aby pamiętać, co musisz zrobić. Prawdopodobnie zapomną o tobie, tak jak ty siebie.
   • Jeśli masz coś bardzo ważnego do zrobienia, zorganizuj wiele przypomnień. Możesz zignorować napis lub ostrzeżenie w telefonie.

9. 
   

   
   Poproś o pomoc. W razie potrzeby poproś kogoś o pomoc lub delegację prostszych zadań. Pomożesz w zarządzaniu swoim harmonogramem, jeśli będziesz dumny z siebie i poprosisz kogoś o wykonanie prostych zadań, takich jak pomoc w pracach domowych lub przygotowanie obiadu, gdy będziesz zajęty.
   • Pamiętaj, aby przekazać swoje obowiązki wykwalifikowanym osobom. Nie wystarczy dokończyć dane zadanie, trzeba też zrobić to dobrze.
   • Nie przyzwyczajaj się ciągle prosić o pomoc kolegów. Oznacza to, że nie wiesz, jak zarządzać czasem. Będziesz leniwy i nie zmotywowany.

10. 
    

    
    Oceń swoją wydajność. Od czasu do czasu konieczne jest cofnięcie się o krok i przeanalizowanie osiągniętych rezultatów, jakości wykonania i czasu, który to zajęło. Uświadamiając sobie te aspekty pracy i życia, będziesz mógł wprowadzać zmiany w swoim harmonogramie i codziennych nawykach, co może przynieść zaskakująco skuteczne rezultaty.

11. 
    

    
    Spotkać się. Jeśli pracujesz ciężko lub za dużo, osiągniesz etap wyczerpania i trudno będzie ci się skoncentrować nawet na najprostszych zadaniach. Następnie musisz od czasu do czasu poświęcić chwilę, aby świętować to, co osiągnąłeś, i nagrodzić siebie, robiąc coś, co naprawdę kochasz.
    • Upewnij się, że spędzasz wolny czas na dobrej zabawie. Wyłącz telefon i unikaj odpowiedzi na pytania. Jeśli połączysz pracę z przyjemnością, nie będziesz się dobrze bawić i narobisz zmęczenia.
    • Jeśli pracujesz w poniedziałek lub piątek, odpocznij w weekend. Jeśli przepracowałeś trzy miesiące bez przerwy nad tym samym projektem, weź trochę wakacji po zakończeniu.