Jak odebrać połączenie

Zawartość

• etapy
• Metoda 1 Odbierz telefon podczas pracy
• Metoda 2 Odbierz telefon prywatnie
• Metoda 3 Odbierz połączenie telefoniczne z nieznanego numeru

Umiejętność odbierania telefonu to ważna umiejętność w życiu. W okolicznościach zawodowych, takich jak odbieranie rozmowy biznesowej lub rozmowy od potencjalnego pracodawcy, wymagana jest bardziej formalna metoda powitania. Jeśli otrzymasz telefon od przyjaciela, kochanka lub członka rodziny, zwykle będziesz odpowiadać w prostszy i bardziej naturalny sposób. Jeśli otrzymasz połączenie z nieznanego numeru, musisz użyć sprawdzonej techniki i zachować ostrożność.

etapy

Metoda 1 Odbierz telefon podczas pracy

1. 
   

   
   Bądź profesjonalistą. Po odebraniu połączenia z usługą nie zawsze wiadomo, kto jest na drugim końcu linii. Profesjonalna odpowiedź pomoże ci rozpocząć rozmowę na dobry początek.
   • W razie wątpliwości powiedz „cześć, to Carl przez telefon”.
   • Nawet jeśli wiesz, kto dzwoni, może to być twój szef dzwoniący z telefonu jednego z twoich kolegów! Odpowiadając, mówiąc „tak, co? Sprawi na Tobie negatywne wrażenie lub nadmiernie zgubi.

2. 
   

   
   Skoncentruj się na rozmowie. Pokaż się absolutnie obecny. Zatrzymaj wszystkie prace i poświęć chwilę na przygotowanie się.
   • Wyraź swoją twarz, wyraz, który chcesz wyświetlić przed lądowaniem. To robi różnicę: niezależnie od tego, czy się uśmiechasz, marszczysz brwi czy płaczesz, rozmówca poczuje to tonem twojego głosu.
   • Unikaj surfowania po Internecie lub rozpraszania się podczas rozmowy. Jeśli nie będziesz obecny, rozmówca będzie mógł to poczuć.

3. 
   

   
   
   
   Zawsze się prezentuj. W biznesie należy odebrać telefon z podaniem imienia i nazwiska firmy: „Witaj, dziękuję za telefon do firmy XYZ. Jestem Carl. Co mogę dla ciebie zrobić? "
   • Jeśli jest to połączenie wewnętrzne i znasz go, możesz odebrać, podając nazwę swojego działu i swoje imię: „Witaj, jesteś w dziale webdev, Carl przez telefon. Co mogę dziś dla ciebie zrobić? Pozwoli to Twojemu rozmówcy wiedzieć, że zwrócił się do właściwej osoby i że jesteś gotowy mu pomóc. Rozmowa przyjaznym, przyjaznym tonem sprawi, że rozmowa będzie przyjemniejsza dla każdego z was.
   • W większości usług istnieją zasady dotyczące odbierania połączeń, których muszą przestrzegać wszyscy pracownicy. Zawsze okazuj szczerość, nawet jeśli jesteś zmuszony głupio postępować zgodnie z instrukcjami, ponieważ klient będzie w stanie rozróżnić, czy jesteś naprawdę entuzjastyczny, czy tylko czytasz instrukcje: „Witamy na linii telefonicznej Dobry burger, dom dobrego ciasta! Brzmi śmiesznie, jeśli nie powiesz tego z przekonaniem.

4. 
   

   
   
   
   Odpowiedz z wystarczającą trafnością. Pokaż się cierpliwy, pełen szacunku i przekonujący. Staraj się, abyś był użyteczny. Staraj się nie mówić zbyt swobodnie, dopóki nie dowiesz się, kto jest na linii.
   • Jeśli druga osoba się nie pojawi, powiedz: „Czy mogę dowiedzieć się, kto dzwoni? Ważne jest, aby wiedzieć, kto dzwoni na wypadek, gdybyś musiał ponownie się z nim skontaktować lub przenieść go na inną linię. Takie podejście pozwala również osobie poczuć, że jest ona traktowana osobiście, a co za tym idzie, że jest wyjątkowa. Ważne jest tworzenie pozytywnych relacji zawodowych z ludźmi, którzy dzwonią do Ciebie więcej niż jeden raz.
   • Staraj się nie być niegrzeczny, nawet jeśli czujesz się sfrustrowany. Pamiętaj, że w biznesie Twoje słowa i działania bezpośrednio odzwierciedlają wizerunek Twojej firmy. Jeśli podasz zły wizerunek swojej firmy, zepsujesz ją, a Twoi menedżerowie jej nie zaakceptują.

5. 
   

   
   Przygotuj się na jeden. Jeśli ktoś dzwoni, aby porozmawiać ze swoim przełożonym lub współpracownikiem, ale w tej chwili jesteś jedyną osobą, która może przyjąć tę osobę, uprzejmie spytaj, kto rozmawia przez telefon i poproś ją, aby powiedziała, do czego dzwoni. Słuchaj uważnie i zapisz jak najwięcej informacji:
   • Jeśli osoba, z którą chce się skontaktować, nie jest dostępna, powiedz mu: „Przykro mi, ale pan O'Halloran nie jest obecnie dostępny. Czy chcesz go zostawić? "
   • Pamiętaj, aby zapisać nazwisko, numer telefonu i temat jego połączenia. Oceń pilność połączenia: czy czujesz, że dzwoniący potrzebuje pomocy w ciągu najbliższych dwóch godzin, czy tylko tygodnia? Jeśli jest to pilne połączenie, konieczne będzie rozwiązanie problemu tak szybko i skutecznie, jak to możliwe, więc należy kontynuować tak szybko, jak to możliwe.

6. 
   

   
   Uważaj na połączenia mające na celu zbieranie informacji. Jeśli nie rozpoznajesz, kto dzwoni i prosi o informacje o Tobie lub innych, uważaj, aby nie podawać zbyt wielu informacji na temat wewnętrznego funkcjonowania firmy.
   • Nawet jeśli rozmówca poda swoje imię i nazwisko oraz nazwę swojej firmy, musisz zachować ostrożność, chyba że jest to zaufany kontakt. W razie wątpliwości odłóż połączenie na minutę i poproś kolegę o radę: „Czy wcześniej pracowaliśmy z osobą o imieniu Dave Neal? Zadaje wiele pytań na temat naszych procedur i naszych możliwości i chcę się upewnić, że mogę mu zaufać. ”
   • W biznesie musisz powiedzieć: „Przepraszam, proszę pana lub panią. Zgodnie z zasadą firmy nie jestem upoważniony do udzielania tych informacji. Czy mogę poznać cel, dla którego szukasz tych informacji? Następnie wyciągnij swoją analizę.

Metoda 2 Odbierz telefon prywatnie

1. 
   

   
   Pozdrówcie tego, kto dzwoni. Jeśli wiesz, kto dzwoni, biorąc pod uwagę jego tożsamość i doświadczenie, pozdrów go tak, jak gdybyś był przed nią. Jeśli nie znasz osoby dzwoniącej, odpowiedz bardziej formalnie i poczekaj, aż powie temat rozmowy.
   • Standardowo powitanie o międzynarodowej renomie: powiedz „allo? Odpowiedz z lekkim zwrotem na końcu powitania, jakbyś zadawał pytanie. Termin „allo? Poprowadzi rozmówcę do odpowiedzi, a w większości przypadków będzie nadal mówił ci o celu swojego połączenia.
   • Jeśli dzwoniący jest przyjacielem, pozdrów go od niechcenia: „cześć, Tom! Jak się masz "
   • Jeśli dzwoniącym jest kierownik, znajomy lub potencjalny pracodawca, pozdrów ich w bardziej formalny, ale znajomy sposób: „Dobry wieczór, panie Lynch, jak się pan miewa?” "
   • Jeśli nie znasz osoby dzwoniącej, ogranicz się do prostego „allo”? "

2. 
   

   
   Po powiedzeniu „cześć? „, Poczekaj na odpowiedź rozmówcy. Ten sposób rozpoczęcia rozmowy zachęca rozmówcę do przedstawienia się. Spójrz na następujący przykład. To, co musisz powiedzieć, zostało odnotowane w tłuszcz i co rozmówca musi powiedzieć kursywa :
   • Cześć
   • Cześć Carl, to Tom.
   • Cześć, Tom! Co nowego
   • Dzwonię, żeby sprawdzić, czy będziesz dostępny później. Myślałem, że zasugeruję ci obejrzenie nowego filmu Star Wars.
   • Tak, jestem gotów oglądać film Star Wars!

3. 
   

   
   Spersonalizuj swoje powitanie. Gdy zdobędziesz więcej doświadczenia w odbieraniu połączeń telefonicznych, możesz zacząć tworzyć własne wzorce powitania i określone frazy, których możesz używać w kółko.
   • Pamiętaj, aby zidentyfikować się poprzez powitanie: „cześć, to Carl” lub „Carl przez telefon”.
   • Pomyśl o eksperymentowaniu ze znanymi odmianami powitania „cześć? „Cześć”, „cześć” lub „kukułka, co słychać?” Lub „cześć, jak się masz?” Te znajome pozdrowienia są bardziej odpowiednie dla przyjaciół i wiedzy nieprofesjonalnej.

4. 
   

   
   Zaprojektuj wokal na czasy, kiedy cię nie będzie. Każdy, kto jest twoimi przyjaciółmi, rodzicami lub pracodawcami, może wpaść na automatyczną sekretarkę, więc upewnij się, że twój głos jest uprzejmy i zwięzły. Unikaj żartów i żartów, chyba że masz absolutną pewność, że zadzwonią tylko Twoi znajomi.
   • Powiedz: „jesteś na automatycznej sekretarce Carla. Przepraszam, nie mogę teraz odpowiedzieć. Zostaw jedną, a odpowiem ci tak szybko, jak to możliwe.
   • Pomyśl o zaprojektowaniu rodziny wokalnej na wypadek korzystania z telefonu rodzinnego. Powiedz: „Cześć, to jest rodzina Rogersów. Przykro nam, ale nie możemy teraz odpowiedzieć, ale zostaw jedno, a my oddzwonimy jak najszybciej! Twórz zabawne nagrania głosów wszystkich członków rodziny. Postaraj się, aby cała rodzina rozmawiała w refrenie lub niech każdy członek rodziny powie jej część rodziny.
   • Pamiętaj, aby poprosić bezpośrednio o informacje o dzwoniącym, zamiast po prostu poprosić go o pozostawienie: „Proszę zostaw swoje imię i nazwisko, numer telefonu oraz temat połączenia, a ja oddzwonię tak szybko, jak to możliwe. ” Zastosowanie tego bardziej szczegółowego podejścia może wydawać się bardziej odpowiednie dla numeru telefonu, na który spodziewasz się wielu połączeń biznesowych.

Metoda 3 Odbierz połączenie telefoniczne z nieznanego numeru

1. 
   

   
   Zastanów się nad osobą, która może do ciebie zadzwonić. Jeśli czekasz na telefon od kogoś (nowego znajomego, organizacji lub potencjalnego pracodawcy), odbierz telefon, mając to na uwadze. Sprawdź, czy ta sytuacja wymaga powitania nieco bardziej formalnego, czy mniej formalnego, niemniej jednak zachowaj formalność, ponieważ nigdy nie wiesz.
   • W takim przypadku odpowiedz grzecznie i w mniej formalny sposób. Prosty „allo”? Byłoby właściwe. Nie musisz zgłaszać się natychmiast. Jeśli osoba dzwoniąca do ciebie zna lub widzi twoje imię na karcie, zapyta: „Czy mogę porozmawiać z Carlem? "
   • Jeśli połączenie wygląda jak jako nieznane lub zamaskowany, nie czuję się zobowiązany do odpowiedzi. Odpowiedz, jeśli chcesz, lub po prostu poczekaj, aby zobaczyć, czy dzwoniący zostawi głos. Zawsze możesz oddzwonić, jeśli jest to ważne połączenie.

2. 
   

   
   Uważaj na figle. Jeśli odbierzesz połączenie i okaże się, że jest to śmieszne lub agresywne połączenie, może to być żart. Niektóre figle są wulgarne i oczywiste, podczas gdy inne będą próbować nakłonić cię do myślenia, że ​​jest to uzasadniony ważny telefon. Traktuj żartownisiów tak, jak robisz z prześladowcami: jeśli pozostaniesz online i będziesz grać w ich grę, zachęci ich to. Przydałoby się jednak pozostać online i grać w tę grę, na wypadek, gdybyś wiedział, kto dzwoni. Niektóre amerykańskie firmy telekomunikacyjne oferują usługę sprawdzania połączeń: jeśli wybierzesz * 69 po rozłączeniu się, usługa połączeń automatycznych poda wszystkie informacje publiczne na temat ostatniego numeru, który do ciebie zadzwonił.

3. 
   

   
   Uważaj na telemarketerów. Jeśli odbierzesz połączenie telefoniczne z nieznanego numeru, a osoba po drugiej stronie zacznie zadawać pytania na Twój temat, być może szuka sposobu na oderwanie się od telefonu pieniądze.
   • Telemarketerzy codziennie dzwonią do dziesiątek osób, a większość z nich nie jest zainteresowana tym, co sprzedaje. Nie wstydź się powiedzieć „dziękuję za telefon, ale nie jestem zainteresowany. Życzę miłego dnia! Następnie możesz się rozłączyć, aby nie marnować czasu ani ich.
   • Jeśli nie chcesz więcej odbierać połączeń od tej konkretnej firmy, poproś telemarketer o umieszczenie Twojego numeru na jego „czarnej liście”. Większość firm będzie skłonna spełnić twoje żądanie i przestanie ci przeszkadzać.
   • Jeśli interesuje Cię to, co oferuje telemarketer, możesz pozostać online i słuchać go. Pamiętaj, że im dłużej pozostaniesz online, tym bardziej chcesz sprzedawać produkty!
   • Jeśli poprosą Cię o informacje o Tobie lub innej osobie w rodzinie, zapytaj ich o imię i nazwisko oraz nazwę firmy, zanim cokolwiek powie. Ostatnią rzeczą, którą musisz zrobić, to przekazać zbyt wiele informacji telemarketerom! Jeśli są podejrzliwi lub nie chcą powiedzieć, kim są, pamiętaj, że nie musisz z nimi rozmawiać.