Jak przygotować się na spotkanie

Zawartość

• etapy

to wiki, co oznacza, że ​​wiele artykułów jest napisanych przez kilku autorów. Aby stworzyć ten artykuł, 17 osób, niektóre anonimowe, uczestniczyło w jego edycji i ulepszaniu w miarę upływu czasu.

Przygotowanie jest bardzo ważne, aby spotkanie zakończyło się sukcesem. Spotkania są również ważną częścią wielu karier, więc nie jest to mała firma!

etapy

1. Zadaj sobie pytanie, czy jest to konieczne, czy nie. Jeśli planujesz spotkanie tylko w celu przekazania informacji, nie marnuj czasu innych ludzi. Wyślij im notatkę.
2. Przygotuj opinię Powinien zawierać datę, godzinę, porządek obrad i miejsce spotkania. Przekaż to powiadomienie uczestnikom z wystarczającym wyprzedzeniem.
3. Załącz notatki z poprzedniego spotkania, jeśli takie było. To da uczestnikom możliwość zidentyfikowania punktów, których nie rozumieją lub tych, z którymi się nie zgadzają.
4. Umieść podstawowe elementy na miejscu. Rozmieść krzesła i stoły przed rozpoczęciem spotkania. Kup papier i długopisy dla wszystkich. Umieść dzbanek z wodą na środku stołu i szklanki wzdłuż stołu.
5. Ogłoś otwarcie sesji. Oznacza to, że osoba prowadząca spotkanie prosi o ciszę, aby spotkanie mogło się rozpocząć. Określ kwartalne cele zespołu.Program dnia to lista tematów, które omówicie w ustalonym czasie, aby osiągnąć ten cel. Na przykład: 1) Rewizja sytuacji celów z poprzedniego kwartału (15 minut), 2) Tabela z propozycjami bramek (20 minut), 3) Wybór 5 celów (10 minut).
6. Przekaż książkę obecności. Możesz również użyć kartki papieru na początku spotkania i poprosić wszystkich obecnych o opisanie swojego nazwiska i podpisu. Nazwy te zostaną uwzględnione w raporcie.
7. Pomyśl o raporcie. Poproś sekretarza odpowiedzialnego za protokół o opisanie głównych punktów spotkania i wpisanie ich później.
8. Na koniec oficjalnego spotkania zapytaj, czy ktoś ma jakieś pytania. Jest to znane jako różne problemy. Ustal datę następnego spotkania i formalnie ją wypełnij.

rada

• Porządek obrad określa spotkanie i uniemożliwia nam zbyt długie rozmawianie na dany temat.
• Powołanie przewodniczącego na zwyczajnym walnym zgromadzeniu jest powszechne. Przewodniczący prowadzi spotkanie, czuwa nad przestrzeganiem porządku obrad i przemawia tylko jedna osoba na raz.
• Jeśli nie wyznaczono przewodniczącego, zapytaj, czy ktokolwiek chciałby wypełnić tę rolę podczas spotkania.
• Ta sama zasada dotyczy sekretarza odpowiedzialnego za raport.
• Ważne jest, aby mieć dokładne konto, aby uniknąć dalszych nieporozumień.
• Te instrukcje dotyczą formalnego spotkania.
• Nawet w kontekście nieformalnego spotkania, najpierw wyślij powiadomienie wskazujące godzinę i datę spotkania, to dobry pomysł. W pracy może wystarczyć zaproszenie uczestników na nieformalne spotkanie.

ostrzeżenia

• Prezydent musi mieć silną osobowość, aby zapewnić sprawne przebieganie posiedzenia.