Jak napisać plan zarządzania zmianami

Zawartość

• etapy
• Metoda 1 Napisz plan zarządzania zmianami organizacyjnymi
• Metoda 2 Śledzenie zmian w projekcie

Istnieją dwa rodzaje planów zarządzania zmianami. Jeden dotyczy wpływu zmian w organizacji i ułatwia przejście. Drugi pomaga śledzić zmiany w jednym projekcie, tworząc wyraźny zapis zmian w produktach lub zakresie projektu. Plany te dotyczą komunikowania o tym, co należy zrobić w sposób jasny i dokładny.

etapy

Metoda 1 Napisz plan zarządzania zmianami organizacyjnymi

1. 
   

   
   Pokaż powody wprowadzenia zmian. Wymień czynniki, które doprowadziły do ​​decyzji o wprowadzeniu zmian, takich jak słaba wydajność, nowa technologia lub zmiana misji organizacji.
   • Jednym z podejść jest opisanie obecnego stanu działalności i przyszłej sytuacji, którą plan ten ma stworzyć.

2. 
   

   
   Określ charakter i zakres zmian. Krótko opisz oczekiwany charakter projektu. Określ, czy wpłynie to na stanowiska, zmiany procesów, zmiany zasad lub strukturę organizacyjną. Wymień działy, grupy robocze, systemy lub inne elementy, które mogą podlegać korekcie.

3. 
   

   
   
   
   Opisz wsparcie interesariuszy. Wymień wszystkie zainteresowane strony zaangażowane w plan, na przykład oddział, szef misji, wnioskodawca, konsumenci lub pracownicy, których dotyczy zmiana. Dla każdej z tych części określ, czy interesariusz poprze zmiany, które należy wprowadzić.
   • Pamiętaj o sporządzeniu tabeli, która może wyjaśnić te informacje w sposób jasny i zwięzły. Dla każdej strony, której to dotyczy, oceń poziom priorytetu (wysoki, średni lub niski) następujących danych: świadomość, poziom wsparcia, wpływ.
   • Jeśli to możliwe, przeprowadzaj wywiady jeden na jeden, aby ocenić wsparcie interesariuszy.

4. 
   

   
   Załóż zespół. Zespół ten będzie odpowiedzialny za komunikację ze wszystkimi zainteresowanymi stronami, wysłuchanie różnych obaw i zapewnienie, że operacja odbędzie się w najlepszych możliwych warunkach. Wybierz osoby, które są bardzo wiarygodne w branży i mają dobre umiejętności komunikacyjne.
   • Powinieneś zatrudnić promotora z kierownictwa wyższego szczebla. Podkreśl, że aktywna praca będzie sprzyjać zmianom, a nie tylko zatwierdzaniu planu.

5. 
   

   
   
   
   Opracuj podejście z zarządzaniem. Uzyskanie pełnego wsparcia firmy jest niezbędne dla powodzenia operacji. Pozwól wszystkim wyższym menedżerom komentować zmiany i współpracować ze sobą, aby odgrywać aktywną rolę w tym projekcie.

6. 
   

   
   Zrób plan dla każdego aktora. Dla każdego interesariusza, w tym dla tych, którzy wspierają projekt, oceń związane z tym ryzyko i problemy. Powierz zespołowi odpowiedzialnemu za rozwiązanie tych problemów.

7. 
   

   
   Utwórz plan komunikacji. Komunikacja jest kluczowym elementem tego procesu. Często komunikuj się ze wszystkimi zaangażowanymi stronami. Wzmocnij przyczyny zmian, które należy wprowadzić, i korzyści, które z nich wynikną.
   • Aktorzy powinni otrzymywać dwustronną komunikację jeden na jeden. Niezbędne są spotkania osobiste.
   • Komunikacja musi pochodzić od promotora głównego kierownictwa, bezpośredniego przełożonego każdego pracownika i każdego innego rzecznika, któremu aktorzy ufają. Cała komunikacja musi przebiegać w sposób spójny.

8. 
   

   
   Zwróć uwagę na każdy opór. Zawsze istnieje opór przed zmianami. Dzieje się tak na poziomie indywidualnym, dlatego musisz osobiście komunikować się z interesariuszami, aby odkryć przyczynę tych oporów. Zwróć uwagę na skargi, aby zespół zarządzający mógł je rozwiązać. Obawy te zwykle obejmują następujące punkty.
   • Brak motywacji lub brak poczucia pilności.
   • Brak zrozumienia ogólnej sytuacji lub powodów konieczności wprowadzenia zmian.
   • Brak udziału w procesie.
   • Niepewność co do stabilności pracy, przyszłych ról lub wymagań i umiejętności wymaganych na przyszłych stanowiskach.
   • Niedopełnienie przez kierownictwo oczekiwań dotyczących wprowadzenia zmiany lub komunikacji.

9. 
   

   
   Pokonaj przeszkody. Musisz odpowiedzieć na roszczenia, wzmacniając komunikację lub zmieniając strategię. Inne roszczenia mogą wymagać podejścia uzupełniającego, które można uwzględnić w planie lub zlecić zespołowi zarządzającemu. Sprawdź, która z tych opcji jest najlepsza dla Twojej organizacji.
   • W przypadku wszelkich zmian stanowisk lub procesów, priorytetem jest szkolenie pracowników.
   • Jeśli planujesz okres przejściowy tak płynnie, jak to możliwe, zaplanuj spotkania lub zwiększ świadczenia pracownicze.
   • Jeśli zainteresowane strony nie są zmotywowane, zaoferuj im zachęty.
   • Jeśli czują się odłączeni od projektu, umów się na spotkanie, aby zebrać opinie i przejrzeć wszelkie zmiany w planie.

Metoda 2 Śledzenie zmian w projekcie

1. 
   

   
   Zdefiniuj role. Wymień role, które zostaną przypisane do każdego z tego projektu. Opisz obowiązki i umiejętności wymagane dla każdej roli. Przynajmniej deleguj szefa misji do codziennego wprowadzania zmian, a także promotora do śledzenia wszystkich postępów i podejmowania ważnych decyzji.
   • W przypadku dużych projektów w dużej korporacji może być konieczne podzielenie ról między kilka osób o specjalistycznej wiedzy.

2. 
   

   
   Ustaw komisję kontrolną. Projekty informatyczne zazwyczaj obejmują komisję kontroli zmian złożoną z przedstawicieli każdej grupy interesariuszy. Komisja ta będzie odpowiedzialna za zatwierdzanie wniosków zamiast szefa misji i przekazywanie decyzji zainteresowanym stronom. Takie podejście jest bardzo odpowiednie dla projektów z wieloma zainteresowanymi stronami i może wymagać częstej ponownej oceny głównych celów.

3. 
   

   
   Utwórz proces, aby zastosować żądania. Kiedy członek zespołu zidentyfikuje postęp, jak przejść od pomysłu do rzeczywistości? Opisz ten proces tutaj, zgodnie z ustaleniami zespołu. Oto jak może to wyglądać.
   • Członkowie zespołu muszą wypełnić formularz wniosku i wysłać go do organu zarządzającego projektem.
   • HOM powinien wprowadzić informacje z formularza w dzienniku żądań i aktualizować ten dziennik w miarę rozpatrywania lub odrzucania żądań.
   • Menedżer prosi członków zespołu o napisanie bardziej szczegółowego planu i oszacowanie wymaganego wysiłku.
   • Szef misji wysyła plan do promotora w celu ewentualnego przyjęcia.
   • Zmiany zostały wprowadzone. Interesariusze są często informowani o postępach.

4. 
   

   
   Utwórz formularz zgłoszeniowy. Następujące dane muszą zostać zawarte w formularzu i muszą zostać wprowadzone do dziennika zmian.
   • Data wniosku o zmianę.
   • Liczba żądań przypisanych przez kierownika projektu.
   • Tytuł i opis.
   • Imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu osoby wypełniającej formularz.
   • Priorytet nadany każdemu żądaniu (wysoki, średni lub niski). W przypadku pilnych zmian możesz potrzebować określonych terminów.
   • Numer produktu i wersji (dla projektów IT)

5. 
   

   
   Dodaj dodatkowe informacje. Dziennik zmian musi być również w stanie monitorować podjęte decyzje i ściśle monitorować ich wdrażanie. Oprócz informacji zawartych w formularzach zgłoszeniowych należy zarezerwować miejsce na:
   • zatwierdzanie lub odrzucanie wniosków,
   • podpis osoby, która zatwierdzi lub odrzuci wnioski,
   • ramy czasowe na wprowadzenie zmian,
   • daty zakończenia zmian.

6. 
   

   
   Kontynuuj ważne decyzje Oprócz dziennika zmian projekt mógłby skorzystać z rejestru ważnych decyzji. To oświadczenie może ułatwić ci na dłuższą metę lub pomóc w śledzeniu projektów, które uległy pewnym zmianom w zarządzaniu. Ten plik może również służyć jako przewodnik komunikacji dla klientów lub organów zarządzających. Dla każdej zmiany wprowadzonej na czas zakres lub wymagania projektu, poziomy priorytetów lub strategia, które należy przyjąć, zawierają następujące informacje.
   • Inicjator projektu
   • Data podjęcia decyzji.
   • Podsumowanie powodów decyzji i podejście zastosowane do ich osiągnięcia. Dołącz wszelkie odpowiednie dokumenty do procesu.