Jak napisać raport

Zawartość

• etapy
• Część 1 Przygotowanie
• Część 2 Robienie notatek podczas spotkania
• Część 3 Pisanie protokołów
• Część 4 Korzystanie z szablonów protokołów ze spotkań

Zostałeś wybrany lub mianowany sekretarzem swojego komitetu. Gratulacje! Ale czy zrobiłeś już notatki, przygotowałeś i sporządziłeś protokoły? Bez względu na to, czy stosujesz zasady kodeksu postępowania do zgromadzeń celowych, takie jak Reguły Porządku Robertsa lub Kod Morina, czy opracowujesz protokół na swój własny sposób, będziesz musiał przestrzegać określonych metod, aby osiągnąć doskonałość.

etapy

Część 1 Przygotowanie

1. 
   

   
   Zapoznaj się z procedurami spotkań swojej firmy. Jeśli sekretarz musi sporządzić formalne sprawozdanie, lepiej zapytać o kodeks postępowania, który należy zastosować, a mianowicie Code Morin lub inny. W mniej formalnym otoczeniu określ, co należy uwzględnić w protokole i jak będą one wykorzystywane.
   • Jako sprawozdawca nie musisz znać wszystkich zasad postępowania. Przydałoby się jednak mieć kopię kodu lub poprosić prezydenta o konkretną odpowiedź na wszelkie pytania.
   • Zapoznaj się ze swoją rolą. Niektórzy sprawozdawcy nie interweniują bezpośrednio w debaty, podczas gdy inni robią notatki, uczestnicząc w dyskusji. W obu przypadkach sekretarz nie może odgrywać innej ważnej roli, takiej jak przewodniczący lub moderator.

2. 
   

   
   
   
   Przygotuj model. Protokoły ze spotkań mają prawie podobną treść. Szablon pozwala ujednolicić prezentację minut w celu łatwego przeglądu. Możesz także pobrać szablony przykładowych minut. Pozostaw wystarczająco dużo miejsca dla przynajmniej wymienionych poniżej elementów.
   • Nazwa organizacji.
   • Rodzaj spotkania Czy organizowane jest regularne doroczne lub cotygodniowe spotkanie, małe posiedzenie komitetu lub spotkanie zwołane w specjalnym celu?
   • Data, godzina i miejsce. Pozostaw miejsce, aby zapisać godziny rozpoczęcia i zakończenia sesji.
   • Nazwisko przewodniczącego lub moderatora spotkania oraz nazwisko sekretarza lub zastępców.
   • Lista uczestnicy i nieobecny usprawiedliwiony, W rzeczywistości jest to arkusz obecności. Zwróć uwagę, czy kworum zostało osiągnięte, tj. Czy liczba prezentów stanowi minimum wymagane do głosowania.
   • Pozostaw miejsce na podpis. Jako sekretarka zawsze będziesz musiał podpisać swoją pracę. Dodatkowy podpis może być potrzebny, gdy protokół musi zostać zatwierdzony, ale zależy to od procedur Twojej firmy.
   • Porządek dnia, jeśli istnieje. Jeśli sam nie opracowałeś agendy, poproś przewodniczącego lub moderatora o spotkanie, aby dostarczyło ci kopię, która będzie przydatna przy organizowaniu notatek.

3. 
   

   
   
   
   Weź ze sobą notebooka lub laptopa. Upewnij się, że czujesz się komfortowo ze swoim sprzętem. Jeśli często piszesz minuty, w tym celu przygotuj laptopa lub utwórz folder na komputerze.
   • Jeśli przygotowałeś protokół z poprzedniego spotkania i nie został on przedłożony do zatwierdzenia, pamiętaj, aby umyć się również z tobą.
   • Magnetofon może pomóc Ci napisać kilka minut później, ale nie zastąpi robienia notatek. Jeśli rejestrujesz przebieg postępowania podczas spotkania, upewnij się, że wszyscy obecni wyrażają zgodę. Oprzyj się pokusie odtworzenia wypowiedzi uczestników słowo w słowo.
   • Jeśli nauczysz się stenografii, będziesz robić notatki szybciej, ale nie będziesz musiał odtwarzać wszystkiego, co mówią uczestnicy, aby napisać swoje minuty. W rzeczywistości musisz unikać robienia tego w ten sposób.
   • Jeśli jesteś zaproszony do publicznego robienia notatek, skorzystaj z rzutnika lub flipchartu. Posortuj notatki ostrożnie, abyś mógł je łatwo wykorzystać do napisania minut.

Część 2 Robienie notatek podczas spotkania

1. 
   

   
   Rozłóż arkusz czasu. Jak tylko wszyscy będą na miejscu, roześlij arkusz lub więcej, jeśli jest wielu uczestników. Będzie używany przez wszystkich do wpisania nazwiska i danych kontaktowych. Ta lista zostanie wykorzystana do wypełnienia części protokołu, zarezerwowanej do rejestrowania nazwisk osób, które wzięły udział w spotkaniu. Możesz także dołączyć sam arkusz do protokołu.
   • Jeśli nie znasz większości obecnych osób, przygotuj plan stołu i wypełnij go, gdy poprosisz wszystkich o przedstawienie się. Trzymaj listę pod ręką podczas robienia notatek, aby w razie potrzeby móc do niej zadzwonić po imieniu.

2. 
   

   
   Wypełnij swój model do maksimum. Do czasu otwarcia spotkania wpisz nazwę organizacji, datę, miejsce i rodzaj spotkania, np. „Cotygodniowe spotkanie zarządu, specjalne spotkanie komitetu itp.” ”. Kiedy rozpocznie się spotkanie, zanotuj czas.
   • Jeśli nie masz szablonu, napisz te informacje na początku notatek.
   • Jeśli spotkanie zostało zwołane w określonym celu lub w określonym czasie, zachowaj kopię zawiadomienia przesłanego uczestnikom. Będziesz musiał dołączyć go do minut po napisaniu.

3. 
   

   
   Zapisz wynik pierwszej propozycji. Większość oficjalnych spotkań rozpoczyna się od propozycji przyjęcia tymczasowego porządku obrad. Ten pierwszy krok posłuży jako przykład do zilustrowania procedury. Jeśli spotkanie rozpoczyna się od innej propozycji, pamiętaj tylko, aby zapisać te same istotne informacje.
   • Dokładna e ruchu rozpoczynająca się od „proponuję”. Zazwyczaj oznacza to: „Proponuję przyjęcie tego porządku dziennego. "
   • Imię i nazwisko autora wniosku.
   • Wynik głosowania. Jeśli głos jest pozytywny, napisz „wniosek przeszedł”.
   • Jeśli nie możesz dokładnie odtworzyć długich propozycji, możesz poprosić o ich przesłanie na piśmie. Jeśli jest to powtarzający się problem, poproś o włączenie tego wymogu do oficjalnej procedury w przypadku wniosków, które przekraczają określoną liczbę słów.
   • Jeżeli opracowałeś porządek obrad, możesz być sponsorem wniosku, będąc sekretarzem spotkania. Jest to idealne, o ile pozostajesz obiektywny, ponieważ nie jest niezgodne z włączeniem własnych działań do protokołu.

4. 
   

   
   Zapisz inne propozycje przedstawione podczas spotkania. Postępuj uważnie, ale nie zapisuj ich w protokole, chyba że zalecono inaczej! Po przedstawieniu nowego wniosku zapisz odpowiednie informacje.
   • Pamiętaj, że każda propozycja powinna zawierać warunki samej propozycji, nazwisko autora i wynik głosowania.
   • Niektóre propozycje wymagają poparcia innego uczestnika przed poddaniem go pod głosowanie. Na przykład, jeśli ktoś powie „Wspieraj ruch”, zapisz nazwisko tej osoby w minutach jako współautor ruchu.
   • Jeśli nie znasz nazwiska sponsora wniosku lub chcesz go ponownie wysłuchać, uprzejmie zakończ spotkanie i zadaj pytania. Dokładne rejestrowanie informacji jest wystarczająco ważne, aby uzasadnić to niewielkie zakłócenie.
   • Jeśli ruch zostanie zmieniony, po prostu powtórz sformułowanie w notatkach. Nie jest konieczne wskazywanie w protokole, że wniosek został zmieniony, chyba że pojawiły się kontrowersje dotyczące poprawki, która spowodowała długą debatę.

5. 
   

   
   Posłuchaj prezentacji raportów i poproś o kopie. Ilekroć czytany jest raport, biuletyn lub podobny dokument, należy zapisać nazwę raportu i nazwisko osoby czytającej go lub nazwę podkomitetu, który go napisał. Jeśli dołączony jest ruch, zapisz go tak, jak w przypadku każdego innego ruchu.
   • Jednak najlepiej jest uzyskać kopię dokumentu na koniec spotkania. Przedstaw notatkę mówcy lub krzesłu, aby otrzymać ten egzemplarz. Następnie dołączasz kopię każdego raportu do minut po jego napisaniu.
   • Jeśli kopia nie jest dostępna, zanotuj miejsce przechowywania oryginalnego dokumentu. Może być konieczne zażądanie tych informacji po spotkaniu.
   • Jeśli uczestnik złoży ustne sprawozdanie zamiast czytać dokument, napisz streszczenie jego oświadczenia. Nie wchodź w szczegóły i nie powielaj słów mówcy.

6. 
   

   
   Zanotuj podjęte lub przypisane działania. Obejmuje to weryfikacja wdrożenie decyzji z poprzedniego spotkania i wdrożenie nowych działań. Czy ktoś otrzymał polecenie napisania listu? Zapisz nazwiska zaangażowanych osób i przypisane im działania.
   • W zależności od stopnia formalności spotkania wiele z tych działań może być częścią propozycje, W przypadku mniej formalnych spotkań należy zwracać uwagę na decyzje, które nie zostały jasno sformułowane.
   • Podaj krótko ewentualne przyczyny decyzji.

7. 
   

   
   Zapisz wszystkie punkty zamówienia i punkty proceduralne. Ilekroć wniesiono sprzeciw wobec postępowania, należy odnotować cały sprzeciw i zasadę, na której się on opiera, a także pełną decyzję Prezydenta.
   • Pamiętaj o dołączeniu odniesień do kodeksu postępowania, niezależnie od tego, czy stosujesz statut, czy protokół organizacji.

8. 
   

   
   Wiedzieć, kiedy pisać streszczenia dyskusji. Będzie to konieczne tylko w przypadku jasno określonego wniosku. Oficjalnie raport odzwierciedla to, co było fakt a nie to, co było powiedział , Musisz jednak wziąć pod uwagę unikalne wymagania swojej organizacji.
   • Robiąc notatki, staraj się być obiektywnym, bez względu na okoliczności. Napisz konkretne punkty, a nie uczucia. Minimalizuj użycie przymiotników i przysłówków. Twoim celem jest napisanie suchego, opartego na faktach, a czasem bez smaku dokumentu!
   • Podsumowanie dyskusji nie powinno być nominalne. Unikaj więc wymieniania nazwisk mówców w debatach. Jest to szczególnie ważne, gdy podczas ożywionej debaty pozbawiony skrupułów mówca może urazić wrażliwość niektórych osób.

9. 
   

   
   Zamknij na koniec spotkania. Zanotuj czas, w którym spotkanie zostanie odroczone. Pamiętaj, aby odebrać wszystkie kopie raportów lub przypomnieć innym o przesłaniu ich do Ciebie.
   • Przejrzyj swoje notatki, aby upewnić się, że wszystko jest jasne i że niczego nie zapomniałeś. Czas zadać pytania przed wyjazdem uczestników.

Część 3 Pisanie protokołów

1. 
   

   
   Zacznij pisać jak najszybciej. Najlepiej opisać minuty bezpośrednio po spotkaniu, o ile wydarzenia są wciąż świeże w pamięci.

2. 
   

   
   Za pomocą komputera wpisz notatki ze spotkania. Być może już to zrobiłeś, jeśli podczas sesji robiłeś notatki na komputerze przenośnym. Zapisz swoje notatki i rozpocznij nowy dokument. Możesz porównać je do minut, umieszczając je obok siebie.

3. 
   

   
   Zaprezentuj swoje notatki wyraźnie w akapitach. Każdy nowy wniosek, nowa decyzja lub punkt porządkowy powinny być rozpatrywane w niezależnym akapicie. Podczas operacji sprawdź, czy:
   • przestrzegałeś zasad pisowni i gramatyki, nawet jeśli w razie potrzeby korzystasz z korektora pisowni,
   • używałeś tego samego czasu w całej e, zarówno przeszłości, jak i teraźniejszości, ale nigdy nie przechodząc od jednego czasu do drugiego w tym samym dokumencie,
   • jesteś obiektywny, innymi słowy, twoja opinia nigdy nie powinna pojawić się w protokole, ponieważ próbujesz stworzyć obiektywny dokument, który jest przeznaczony dla wszystkich,
   • użyłeś prostego i precyzyjnego słownictwa i zastąpiłeś niejasne terminy odpowiednimi słowami, unikając przy tym kwiecistych wyrażeń,
   • wspomniałeś tylko o podjętych działaniach, a nie o debatach, chyba że poproszono Cię o ich zarejestrowanie, ponieważ powinieneś skupić się na tym, co było fakt a nie na tym, co było powiedział,
   • dla jasności ponumerowałeś strony.

4. 
   

   
   Rozdaj członkom kopię projektu protokołu. Wyślij kopię do każdego członka, korzystając z danych kontaktowych na karcie czasu. Jeśli nie masz danych kontaktowych, osoba prowadząca spotkanie powinna być w stanie je ci przekazać.

5. 
   

   
   Zatwierdzić protokół spotkania. Możesz zostać poproszony o przeczytanie go na głos na następnym spotkaniu i przedłożenie go do zatwierdzenia. Jeżeli wniosek zostanie przyjęty, należy pamiętać, że protokół został przyjęty.
   • Jeśli raport zostanie zmieniony przed jego zatwierdzeniem, wprowadź zmiany i zanotuj na końcu dokumentu, że został zmodyfikowany, bez opisu wprowadzonych zmian.
   • Jeżeli propozycja zmiany zostanie złożona po zatwierdzeniu protokołu, należy podać dokładną treść wniosku oraz decyzję o jego przyjęciu lub odrzuceniu.

Część 4 Korzystanie z szablonów protokołów ze spotkań

1. 
   

   
   Odwiedź witrynę, która oferuje przykładowe minuty spotkań. Te szablony pozwolą Ci zaoszczędzić czas i uniknąć błędów.

2. 
   

   
   Poświęć trochę czasu na przejrzenie swoich witryn. Skorzystaj z możliwości każdego z nich, aby znaleźć model, który Ci odpowiada.
   • Jeśli potrzebujesz określonego typu modelu, na przykład bieżącego lub standardowego, przeprowadź badanie i pobierz wybrany model, klikając przycisk „pobierz” lub „użyj szablonu”. Pamiętaj, aby zapisać go w łatwo dostępnym miejscu, aby go nie zgubić.

3. 
   

   
   Uzyskaj dostęp do pliku. Po zakończeniu pobierania rozpakuj plik i otwórz go w „Microsoft Word” lub „Excel”. Użyj najnowszej wersji „Microsoft Word” dla wygody i jakości. Aktualizowanie oprogramowania ułatwi ci pracę, jednocześnie umożliwiając korzystanie z nowych funkcji.

4. 
   

   
   Dodaj logo firmy i symbol praw autorskich w nagłówku. Usuń przykładowe logo z szablonu i zapoznaj się z warunkami użytkowania witryny pobierania. Nie chcesz znaleźć się w obliczu problemów prawnych, prawda?

5. 
   

   
   Zmień tytuł. W obszarze tytułu podświetl słowa „tytuł spotkania” i wprowadź aktualny tytuł minut.

6. 
   

   
   Zmień prezentację dokumentu (opcjonalnie). Aby Twój model był bardziej atrakcyjny, możesz zmienić kolory lub wybrać inny motyw. To proste: znajdź kartę „układ” i kliknij sekcję „kolory i motywy”. W ten sposób możesz zmienić wygląd swojego modelu, a nawet wybrać kolory pasujące do logo Twojej firmy.

7. 
   

   
   Wpisz napisy do sekcji. Powinno być kilka pól do wypełnienia. Możesz potrzebować więcej pól lub wolisz zmienić e. Dostosuj je do swoich potrzeb.

8. 
   

   
   Zapisz szablon na swoim laptopie. Dzięki temu możesz użyć go podczas sesji, aby napisać swoje minuty. Jeśli nadal będziesz używać „pakietu Microsoft Office”, wszystko pójdzie szybciej i łatwiej, a Ty będziesz mógł śledzić spotkanie z większą organizacją i precyzją niż wcześniej. Alternatywnie możesz wydrukować szablon, aby robić odręczne notatki, ale upewnij się, że masz wystarczająco dużo miejsca, aby zapisać niezbędne informacje.

9. 
   

   
   Sprawdź swój model. Gratulacje! Twój model raportu jest gotowy. Twoja produktywność i dokładność powinny wzrosnąć wykładniczo, skoro masz model do naśladowania, który pomaga uporządkować pomysły. Podobnie jak w przypadku każdego projektu, przejrzyj szczegóły swojego modelu, aby zidentyfikować niedokładne lub brakujące elementy. Jak tylko wszystko będzie w porządku, możesz użyć go na kolejnych spotkaniach.