Jak napisać raport z postępu

Zawartość

• etapy
• Część 1 Rozpocznij proces
• Część 2 Pisanie raportu
• Część 3 Unikanie typowych błędów

Raporty z postępów są bardzo ważne dla zarządzania projektem zawodowym lub akademickim. Ponadto pomogą ci lepiej informować przełożonych, współpracowników lub klientów o postępach realizowanego projektu. Twój raport powinien określać wykonaną pracę i kroki, które należy podjąć, aby ukończyć projekt.

etapy

Część 1 Rozpocznij proces

1. 
   

   
   Określ cel swojego raportu. Ktoś może poprosić Cię o opisanie raportu z postępu z kilku powodów. Oczywiście iw większości przypadków ma to na celu wykazanie postępów w realizacji konkretnego projektu. Musisz jednak rozważyć swój cel nieco bliżej.
   • Raport z postępów programu lub projektu badawczego będzie nieznacznie różnić się od raportu z profesjonalnego projektu. W takim przypadku zostaniesz poproszony o podanie informacji bez konieczności uwzględnienia innych elementów, takich jak koszty, ale nie zawsze tak jest.
   • Raport dla klienta będzie inny niż raport napisany dla przełożonego. W obu przypadkach należy rozważyć powody napisania raportu.

2. 
   

   
   
   
   Określ swoje czytelnictwo. Po ustawieniu celu raportu musisz wybrać informacje potrzebne czytelnikom, aby uwzględnić je w e. Plan sprawozdania z postępów będzie praktycznie taki sam, niezależnie od prezentowanego tematu. Musisz jednak wziąć pod uwagę specyfikę swojego projektu.
   • Jakie są twoje relacje czytelników z projektem? Jaki jest na nich wpływ projektu? Na przykład wpływ ten będzie inny, jeśli będzie to twój przełożony lub klient.
   • Wyobraź sobie, że czytelnicy podejmą decyzję po przeczytaniu twojego raportu. Na przykład mogą istnieć logistyka, finansowanie lub terminy.
   • Określ, jakie informacje będą potrzebne czytelnikom, aby wziąć udział w projekcie i skutecznie je śledzić. Jakie aspekty techniczne powinni wiedzieć Twoi czytelnicy? Czy są przyzwyczajeni do żargonu używanego w danej działalności?

3. 
   

   
   Znajdź najlepszy sposób komunikowania się z odbiorcami. Raport o postępach to nie tylko pisemny dokument, który przekazujesz swojemu przełożonemu lub nauczycielowi. W zależności od przypadku może przybierać różne formy.
   • Raport z postępu może być ustną prezentacją wykonaną podczas cotygodniowego lub miesięcznego spotkania roboczego.
   • Może również przybrać formę wiadomości e-mail wysyłanej regularnie do współpracowników.
   • Możesz także napisać pamiętnik i zwrócić się do swojego przełożonego.
   • Zazwyczaj piszesz oficjalny raport dla klienta lub agencji rządowej.

4. 
   

   
   
   
   Skontaktuj się z szefem kuchni. O ile nie napisałeś już tego rodzaju raportu, a w tym przypadku wiesz wszystko o problemie, postaraj się uzyskać jak najwięcej informacji od swoich przełożonych. Twoja firma może wymagać konkretnej prezentacji, w takim przypadku musisz ją zastosować.

5. 
   

   
   Wybierz ton raportu. Wszystkie sprawozdania z postępów niekoniecznie są formalne. W rzeczywistości wewnętrzne raporty do współpracowników lub bezpośrednich przełożonych są często pisane spokojnym tonem. Dlatego musisz sprawdzić ze swoim liderem, czego oczekuje od twojego raportu.
   • Jeśli jest to raport dla klienta lub komisji oceniającej pracę dyplomową, zaleca się przyjęcie formalnego tonu.
   • Jednak formalny lub nieformalny ton nie ma znaczenia, ponieważ najważniejsze jest, aby był jasny, precyzyjny i uczciwy.

Część 2 Pisanie raportu

1. 
   

   
   Wybierz prezentację swojego dokumentu. Zanim zaczniesz pisać, musisz wybrać odpowiednią prezentację oraz ustawić treść i ton raportu.
   • Możesz użyć listy punktowanej. Ta metoda pozwala w jasny sposób przedstawić swoje informacje. Czytelnik będzie mógł łatwo przeglądać twój e, aby uzyskać niezbędne informacje. Jednak takiej liście może brakować formalizmu w przypadku raportu okresowego. Dlatego jeśli raport przeznaczony jest dla liderów Twojej linii, najlepiej skorzystać z krótkiego opisu. Ale jeśli komunikujesz się ze współpracownikami, wybierz wiadomość e-mail.
   • Pamiętaj również, aby dołączyć wykresy lub tabele. Jest to szczególnie istotne, jeśli piszesz raport z postępu prac nad projektem, na który próbujesz uzyskać finansowanie, lub jeśli próbujesz uzasadnić czytelnikowi otrzymane finansowanie.

2. 
   

   
   Uporządkuj swoje e w akapitach. Dobre sprawozdanie z postępów powinno być tak jasne, jak to możliwe. Najlepiej podzielić e na akapity, aby pogrupować informacje o tym samym pytaniu.
   • Aby uczynić cię bardziej zrozumiałym, pomyśl o dodaniu napisów, aby czytelnicy mieli pojęcie o zawartości każdej sekcji. Jeśli punkt jest dla nich szczególnie interesujący, będą mogli uzyskać do niego bezpośredni dostęp.

3. 
   

   
   Napisz tytuł. Ogólnie rzecz biorąc, tytuł umieszcza się na górze pierwszej strony, jeśli prezentujesz dokument na kolejnych stronach. Znowu będzie to zależeć od zasad prezentacji określonych przez twoją firmę lub uniwersytet. Dlatego we właściwym czasie wykonaj niezbędne kontrole.
   • Tytuł musi zawierać datę, tj. Datę złożenia raportu, nazwisko i funkcję odbiorcy, nazwisko autora, jego funkcję i cel raportu.

4. 
   

   
   Wprowadź wprowadzenie. Ta sekcja znajduje się po tytule. Często można wyróżnić kursywą, aby odróżnić go od reszty. Służy do przedstawienia przeglądu projektu i jego postępów. Zaprezentujesz postępy i osiągnięte cele.
   • Pamiętaj, aby podać temat raportu. Przedstaw także projekt, przypominając, że jest to aktualizacja jego postępu.

5. 
   

   
   Napisz treść swojego e. Ta część może być podzielona na sekcje i podsekcje. W rzeczywistości jest to tylko bardziej szczegółowe wprowadzenie. Sprawdź jego zawartość i przeprowadź ją.
   • Określ zadania ukończone od ostatniego raportu, a także zadania w toku.
   • Przeanalizuj napotkane problemy, pytania, na które należy odpowiedzieć, i rozwiązania, które można zachować.
   • Przywołaj i uzasadnij zmiany, które wystąpiły podczas projektu.
   • Możesz także uwzględnić inne elementy, takie jak rotacja personelu, przekroczenie kosztów, opóźnienia, trudności z uzyskaniem dokumentów lub problemy z komputerem i bezpieczeństwem.

6. 
   

   
   Wykonaj kolejne kroki projektu. Ta sekcja jest częścią treści raportu. Służy do poinformowania czytelnika o pozostałych etapach projektu. Nie zapomnij wspomnieć o problemach, które mogą wpłynąć na budżet, zarządzanie lub termin zakończenia projektu.
   • Przede wszystkim nie ignoruj ​​żadnych zmian terminu realizacji projektu.
   • Unikaj problemów z rozwadnianiem. Nie martw się jednak niepotrzebnie o czytelnika i nie składaj obietnic, których nie będziesz w stanie dotrzymać.

7. 
   

   
   Wprowadź całkowitą liczbę przepracowanych godzin. Będziesz musiał pokazać, ile czasu ty i twój zespół spędziliście, jeśli je macie, na projekcie. Czytelnicy dowiedzą się, że ciężko pracowałeś, bez względu na to, czy był to twój przełożony, klienci czy agencja rządowa, która mogła ci dać pieniądze.

Część 3 Unikanie typowych błędów

1. 
   

   
   Uważaj, aby nie odbiegać od tematu. Twoje pismo będzie poprawne, o ile będziesz przestrzegać punktów opisanych powyżej. Staraj się nie oddalać od tematu, zajmując się marginalnymi problemami, nawet jeśli są interesujące.
   • Na przykład, jeśli twój projekt dotyczy organizacji wolontariatu w ramach imprezy artystycznej, możesz ulec pokusie przeprowadzenia analizy godnego ubolewania finansowania sztuki, ale tak naprawdę nie pomoże ci to określić postępu projektu.

2. 
   

   
   Bądź prosty. Raport okresowy ma na celu przedstawienie poczynionych postępów, bez zagłuszania czytelnika w strumieniu słów i zbędnych pomysłów. Wszystko, co musisz zrobić, to skupić się na postępie projektu, krokach, które należy podjąć, i zmianach, które należy wprowadzić.
   • W zależności od odbiorcy raportu może być wymagane nieprzekraczanie określonej liczby słów. Dobrą zasadą jest przedstawianie niezbędnych informacji tak zwięźle, jak to możliwe.

3. 
   

   
   Unikaj bycia zbyt niejasnym. Należy wyjaśnić aktualny status projektu. Na przykład unikaj mówienia czegoś w stylu „pracujemy nad finansowaniem naszego wydarzenia artystycznego”. Zamiast tego przedstaw swoje informacje w bardziej wyraźny sposób: „dzięki dwóm dotacjom w wysokości 5000 € przyznanym przez te różne instytucje potrzebujemy jedynie 2000 €, aby osiągnąć nasz cel 12 000 €”.

4. 
   

   
   Usuń wyrażenia ekspansywne. Pamiętaj, że chcesz napisać jasny i zwięzły raport. Oczywiście staraj się nie zaśmiecać e wyrażeniami, które nic nie dodają do raportu. Na przykład terminy takie jak „totalna katastrofa” lub „przytłaczający sukces” są zbyt emocjonalne lub zbyt niejasne, aby można je było uwzględnić w raporcie dla klienta lub dyrektora.

5. 
   

   
   Podaj swoje źródła. Prawidłowo określ zewnętrzne źródła informacji, danych i grafiki osadzone w raporcie. Możesz dodać stronę, na której wskażesz te źródła.