Jak odebrać telefon mojego szefa

Zawartość

• etapy
• Część 1 Ćwiczenie profesjonalnej etykiety przez telefon
• Część 2 Dyskusja z przełożonym
• Część 3 Odbieranie telefonu poza godzinami pracy

Odbieranie połączenia telefonicznego od szefa jest czasem źródłem niepokoju, szczególnie jeśli często denerwuje Cię i traci pewność siebie. Najlepszym sposobem na odbieranie połączeń telefonicznych od pracodawcy jest ciągłe praktykowanie przez telefon profesjonalnej etykiety oraz gotowość do przyjmowania zadań i odpowiadania na pytania związane z ich pracą.

etapy

Część 1 Ćwiczenie profesjonalnej etykiety przez telefon

1. 
   

   
   Odbierz połączenie. Pozwól, aby telefon zadzwonił dwa do trzech razy przed odebraniem. Sprawi to wrażenie, że jesteś zajęty i dobrze sobie radzisz. Odbierz połączenie zbyt wcześnie, sprawiaj wrażenie, że nie jesteś bardzo zajęty lub w ogóle nic nie robisz, czekanie zbyt długo przed tym sugeruje, że dzwoniący nie jest dla ciebie priorytetem.
   • Pamiętaj, aby stosować tę zasadę za każdym razem, gdy jesteś w profesjonalnym otoczeniu, niezależnie od tego, kto do ciebie dzwoni. Nie rób tego lub nie stosuj jego zasad wygody tylko wtedy, gdy szef próbuje skontaktować się z Tobą telefonicznie, ale ze wszystkimi, w tym współpracownikami, klientami i dostawcami, którzy będą bardziej otwarci, jeśli będziesz się odpowiednio zachowywać. Ponadto nigdy nie wiadomo na pewno, kiedy Twój pracodawca zadzwoni do Ciebie z innej linii.

2. 
   

   
   
   
   Pozdrów go profesjonalnie. Odbierając telefon, staraj się być jak najbardziej profesjonalny i miły. Na przykład, jeśli zadzwonią do ciebie twoi współpracownicy lub pracodawca, powiedz: „Tutaj Jean Poisson. Jak mogę Ci pomóc? "
   • Jeśli pracujesz w dużej organizacji z wieloma działami, podaj na powitaniu nazwę swojego działu lub działu. Powiedz: „Tutaj Jean Poisson z działu handlowego. Co mogę dla ciebie zrobić? "
   • Odbierając połączenie telefoniczne z linii zewnętrznej, wpisz nazwę swojej firmy, nawet jeśli uważasz, że szef do Ciebie dzwoni. Na przykład powiedz „cześć! Tutaj ABC Service, Jean Poisson do urządzenia. Jak mogę Ci pomóc? "

3. 
   

   
   Połknąć jedzenie lub wypluć gumę do żucia. Zrób to najlepiej przed podniesieniem telefonu, ale jeśli nie możesz tego zrobić na czas, zakończ akcję w możliwie najbardziej dyskretny i cichy sposób. Rozmawianie z gumą do żucia lub jedzeniem w jamie ustnej jest niewłaściwe i daje zły wizerunek. Lepiej rozmówca to zrozumie.

4. 
   

   
   
   
   Mów wyraźnie i bezpośrednio do mikrofonu. Pomoże to uniknąć problemów komunikacyjnych między tobą a przełożonym, które mogą powodować problemy później. Ponadto twój szef będzie sfrustrowany, jeśli będzie miał problemy z komunikacją z tobą z powodu problemu z dźwiękiem lub niskiej jakości dźwięku.
   • Pamiętaj również, aby się uśmiechać podczas odbierania i rozmowy przez telefon. Większość dzwoniących, w tym szef, będzie wiedziała, że ​​uśmiechasz się głosem i tonem. Będzie to miało pozytywny wpływ na twojego szefa, szczególnie jeśli pracujesz w branży związanej ze sprzedażą i obsługą klienta.

5. 
   

   
   Daj temu całą uwagę. Zachowaj ostrożność, rozmawiając przez telefon z szefem. Zatrzymaj wszystko, co robisz, nawet jeśli jest to zadanie, które wcześniej ci zlecił. Przygotuj się na słuchanie tego, co ma ci do powiedzenia.
   • Ogólnie rzecz biorąc, unikaj rozpraszania przez czynniki zewnętrzne podczas komunikacji z szefem. Na przykład, jeśli jeden z twoich kolegów wejdzie do twojego biura, gdy rozmawiasz przez telefon, powiedz mu grzecznym gestem, że nie możesz teraz z nim rozmawiać.

Część 2 Dyskusja z przełożonym

1. 
   

   
   Rób notatki. Weź ze sobą notatnik i bądź gotowy do robienia notatek podczas rozmowy z nim. Dzięki temu będziesz w każdej chwili gotowy do zanotowania wszelkich ważnych informacji, które chciałby ci przekazać podczas rozmowy, takich jak: godziny, daty, adresy lub instrukcje dotyczące konkretnego zadania. Pozwoli ci to również zapisać wszystkie ważne pytania, które chciałbyś mu zadać w zamian.
   • Zawsze pamiętaj, aby mieć na biurku, w górnej szufladzie lub w łatwo dostępnym miejscu, notatnik i długopis. Posiadanie notebooka w pobliżu pozwoli Ci zapisywać ważne informacje za każdym razem, gdy wykonujesz zaplanowane lub nieplanowane połączenie telefoniczne.
   • Jeśli nie masz pod ręką notatnika, ale siedzisz przed komputerem, otwórz pustą stronę lub dokument programu Word i rób notatki, jakbyś korzystał z notatnika. Pamiętaj jednak, że będzie w stanie usłyszeć, jak piszesz, więc bądź bardzo ostrożny i słuchaj uważnie, aby mniej się zastanawiał, czy dźwięki twojej klawiatury są naprawdę powiązane z rozmową.

2. 
   

   
   Zachowaj spokój. Oddychaj głęboko i spokojnie przez kilka chwil i napij się wody w razie potrzeby, aby cię uspokoić. Łatwo jest rozpoznać niespokojną osobę przez telefon, zwłaszcza jeśli oddycha ona ciężko lub ma drżący, niepewny głos. Zachowanie spokoju pomoże ci również poczuć się pewniej i kontrolować sytuację.
   • Jeśli wiesz, że Twój pracodawca wkrótce do ciebie zadzwoni, uwolnij się od niepokoju, chodząc trochę przed otrzymaniem telefonu. Wstań i chodź trochę w swoim biurze lub serwisie, to ci pomoże. Pamiętaj tylko, aby wrócić na czas połączenia.
   • Jeśli odczuwasz potrzebę szybkiego uspokojenia się przed lub w trakcie połączenia, weź kilka głębokich oddechów. Wdychaj tak wolno, jak to możliwe, przez nos przez cztery do pięciu sekund. Wstrzymaj oddech przez kolejne trzy sekundy, a następnie delikatnie wydychaj przez kolejne cztery do pięciu sekund. Wdychanie tlenu pomoże ci rozładować napięcie i pozwoli ci oczyścić głowę.

3. 
   

   
   Ćwicz przez cały czas aktywne słuchanie. Ponieważ nie rozmawia z tobą przez twarz, ważne jest, abyś zrozumiał wszystko, co ci powiedział przez telefon. Nie wahaj się poprosić go o powtórzenie i wyjaśnienie rzeczy, których nie słyszałeś lub nie rozumiałeś.
   • W rzeczywistości od czasu do czasu poproś o wyjaśnienie lub potwierdź niektóre szczegóły, nawet jeśli rozumiesz jego instrukcje. Przed rozłączeniem postaraj się streścić instrukcje własnymi słowami. Ćwicząc aktywne słuchanie, pokażesz mu, że słuchasz go wytrwale i jesteś profesjonalny.

4. 
   

   
   Odpowiedz mu krótko. Nie omijaj krzaków, przejdź od razu do rzeczy i odpowiedz mu bezpośrednio. Sprawia to wrażenie, że jesteś dobrze przygotowany i pozwoli twojemu szefowi skoncentrować się na celu jego wezwania bez nadmiernego rozproszenia. W większości przypadków twój pracodawca jest bardzo zajęty i dzwoni do ciebie tylko dlatego, że chce od ciebie konkretnych informacji. O ile nie poprosi cię o podanie wszystkich szczegółów, podaj mu dokładnie to, czego chce.
   • Po raz kolejny nie oznacza to, że nie powinieneś prosić o wyjaśnienia w razie potrzeby. Twój pracodawca z pewnością jest bardzo zajęty, ale lepiej jest teraz poświęcić 60 sekund na zadawanie pytań, niż spędzać godziny na poprawianiu błędów z szefem. Jeśli masz dużo pytań, ale nie masz wystarczająco dużo czasu, zapytaj swojego lidera, czy możesz zbliżyć się do konkretnego kolegi lub skonsultuj dokument na piśmie, aby uzyskać więcej informacji.

5. 
   

   
   Ustnie kiwać głową. Rób to przez całą rozmowę. Werbalne skinienie to stwierdzenie typu „tak”, „zgadzam się”, „rozumiem” i „widzę”. Wszystkie pokazują, że aktywnie tego słuchasz.
   • Oczywiście, te ustne skinienia należy wykonać w odpowiednich momentach podczas rozmowy. Poczekaj na przerwę po instrukcji lub wyjaśnieniu, zanim to zrobisz.

6. 
   

   
   Miej pozytywne nastawienie podczas rozmowy. Pozytywne i dynamiczne podejście pokazuje szefowi, że jesteś pewny siebie, kompetentny i nie boisz się stawić czoła wyzwaniom związanym z pracą. Na przykład, jeśli zadzwoni do ciebie w celu omówienia problemu, porozmawiaj z nim o możliwych rozwiązaniach, które możesz wdrożyć.
   • Bądź tak otwarty, jak to możliwe, nawet jeśli krytykuje twoją pracę lub nastawienie. Zaakceptuj krytykę, streszczając ją własnymi słowami, a następnie omów, jak to naprawić. Możesz szczerze wyrazić swoje obawy dotyczące dalszych działań w przyszłości, ale unikaj wymówek za błędy i problemy z przeszłości.
   • Sformułuj zdanie za pomocą zaimka „ja” zamiast „ty”, gdy chcesz wyrazić swoje obawy lub wyjaśnić problemy z przeszłości. Pozwoli to twojemu liderowi nie postawić się w defensywie, odpowiedzieć ci negatywnie lub z powodu gniewu. Na przykład, jeśli zadzwoni do ciebie, aby omówić z tobą zadanie, którego nie udało Ci się wykonać na czas, powiedz: „Miałem problem ze zebraniem niezbędnych informacji” zamiast powiedzieć „ty nie dostarczył mi niezbędnych informacji na czas ”.

7. 
   

   
   Podziękuj mu. Pamiętaj, aby podziękować szefowi kuchni za poświęcenie czasu na telefon do ciebie. Chociaż to on cię wzywał, a nie na odwrót, podziękowanie za to, że do ciebie zadzwonił, jest świetnym sposobem, aby okazać mu wdzięczność za czas, który ci dał. Powiedz na przykład: „Wiem, że masz pracowity dzień, dziękuję, że poświęciłeś mi czas, aby do mnie zadzwonić. "
   • Rób to za każdym razem, gdy zadzwoni do ciebie przełożony, a zwłaszcza wtedy, gdy wyrazi to zaniepokojenie, skrytykuje twoją pracę lub wyjaśni projekt. Celem jest pokazanie, jak chętnie wypełniasz powierzone ci zadania, i podziękowanie mu za czas, który ci dał, jest sposobem na uznanie, że jego powołanie pomoże ci dobrze wykonać pracę.

Część 3 Odbieranie telefonu poza godzinami pracy

1. 
   

   
   Odbierz połączenie, jeśli to możliwe. Jeśli szef zadzwoni po godzinach pracy, podnieś go i porozmawiaj z nim, czy nie koliduje to z innymi priorytetami. Jest to jeszcze ważniejsze, jeśli jesteś na tej pozycji krócej niż sześć miesięcy.
   • Twoja gotowość do komunikowania się z szefem po regularnych godzinach pracy pokaże, jak bardzo jesteś oddany swojej firmie i pracy.
   • Jeśli nie możesz mu odpowiedzieć, kiedy do ciebie zadzwoni, podpisz go jak najszybciej. Idealnie byłoby posłuchać głosu, który pozostawiłeś i oddzwonić jak najszybciej. W zależności od kultury firmy i charakteru połączenia, powinieneś być w stanie to zrobić, wysyłając e-mail lub e-mail wyjaśniający, dlaczego nie możesz odebrać jego połączenia, jeśli nie możesz go oddzwonić.

2. 
   

   
   Przejrzyj swoją kulturę korporacyjną. W niektórych firmach pracodawca wymaga od pracownika utrzymywania kontaktu przez telefon i e-mail, niezależnie od pory dnia i dnia. Chociaż może się to wydawać niesprawiedliwe, nadal musisz zaakceptować to jako element kultury firmy, jeśli chcesz kontynuować pracę nad tym.
   • Jeśli nie wiesz, jakich zasad przestrzegać, zbliż się do swoich kolegów. Możesz dowiedzieć się, że możesz poczekać kilka godzin, zanim odpowiesz lub że wszyscy odpowiedzą natychmiast. Znajdź odpowiednie informacje i zastosuj je.

3. 
   

   
   Bądź pozytywny i działaj zgodnie z sytuacją. Zawsze bądź uprzejmy i pozytywny, słuchając swojego pracodawcy, nawet poza godzinami pracy. To powiedziawszy, musisz spojrzeć na każdą sytuację indywidualnie, zanim zdecydujesz, jak na nią zareagować.
   • Na przykład, jeśli twój pracodawca krytykuje cię lub udziela instrukcji dotyczących pracy, rób notatki podczas rozmowy, ale nie wahaj się kontynuować swoich działań pozazawodowych po zakończeniu rozmowy. Jeśli zadanie, które ci zlecił, nie jest pilne, możesz je odłożyć na bok i wykonać w normalnych godzinach pracy.
   • Z drugiej strony, jeśli jest to nagły wypadek, musisz postawić się jednocześnie i rozwiązać problem, nie tracąc sekundy, zgodnie z życzeniem swojego szefa.

4. 
   

   
   Oceń swoje zadowolenie z pracy. Twój szef nie może oczekiwać, że będziesz dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, jednak nie ma gwarancji, że jego oczekiwania będą uzasadnione. Jeśli twój szef dzwoni do ciebie regularnie po godzinach, a to sprawia, że ​​czujesz się niekomfortowo lub niespokojnie, rozważ znalezienie innej pracy.
   • Wyłącz telefon komórkowy, jeśli wiesz, że twój pracodawca zadzwoni po godzinach, ale chyba, że ​​jesteś w związku zawodowym, prawdopodobnie możesz zostać zwolniony w dowolnym momencie. Twój szef może się wycofać, jeśli zauważy, że nie odbierasz połączeń po godzinach pracy lub nie odsyła cię z tego powodu.