Jak odebrać telefon podczas pracy

Zawartość

• etapy
• Część 1 Podnieś telefon
• Część 2 Rozmowa przez telefon

Wyświetlanie profesjonalnego wizerunku w pracy jest ważne dla każdego sukcesu zawodowego. Niezależnie od ich pozycji w firmie, odbieranie telefonu jest zadaniem prawie wszystkich pracowników. Odpowiedzi na pytania pozwolą ci nadać pozytywny ton rozmowie telefonicznej, pomogą korespondentowi poczuć się komfortowo i pozwolą ci z łatwością odpowiedzieć na jego różne pytania.

etapy

Część 1 Podnieś telefon

1. 
   

   
   Odpowiedz szybko. Nie jest grzeczne, aby zajmować ludzi, gdy jesteś w biznesie lub w środowisku zawodowym. Podnieś słuchawkę i odbierz połączenie przed trzecim dzwonkiem.

2. 
   

   
   Umieść słuchawkę na uchu. Ważne jest, aby szybko odebrać telefon, ale powinieneś być wystarczająco cierpliwy, aby umieścić mikrofon blisko ust. Nie zaczynaj mówić, dopóki nie masz absolutnej pewności, że słuchawka telefonu przylega do ciebie i do ucha, aby rozmówca nie utracił żadnych informacji.

3. 
   

   
   Oddychaj głęboko, zanim odpowiesz. Zacznij od głębokiego oddychania przed przedstawieniem się, gdy telefon znajdzie się blisko ust. Pozwoli ci to zachować spokój i opanować siebie, co pozwoli ci zebrać myśli i spokojnie mówić.

4. 
   

   
   
   
   Przedstaw siebie i swój biznes. Musisz upewnić się, że Twój korespondent zadzwonił do właściwego miejsca i do właściwej osoby, dlatego ważne jest, aby powiedzieć im, kim jesteś i jaka jest Twoja firma. Najpierw należy podać nazwę firmy. Możesz pomyśleć o stworzeniu własnego domu, więc nie musisz myśleć o tym, co powiedzieć, gdy telefon zadzwoni, i zmienić go nieco w zależności od okoliczności.
   • Jeśli pracujesz jako recepcjonista lub operator centrali, ważne jest, aby bardzo dobrze opanować działalność firmy, ponieważ to ty będziesz musiał pomóc dzwoniącemu uzyskać wszystkie potrzebne informacje. Możesz po prostu powiedzieć: „cześć, tutaj Firmy , Joseph do urządzenia. Jak mogę Ci pomóc? W ten sposób korespondent będzie wiedział, z kim rozmawia i jaka jest tożsamość Twojej firmy, co da mu możliwość kontynuowania rozmowy. Jeśli pracujesz jako prywatny sekretarz, określ osobę, dla której pracujesz (na przykład „biuro pana Smitha, Josepha na urządzeniu”), ponieważ możliwe jest, że to dokładnie ta osoba naprawdę szuka twojego korespondenta. dołączyć.
   • Jeśli jesteś częścią usługi, powiedz osobie, co robisz, aby wiedział, jakie pytania należy zadać. Zidentyfikuj się, mówiąc „cześć, to rachunkowość Jessiki”. Poinformuj wnoszącego odwołanie, czy skontaktował się z biurem lub osobą, którą chce, i czy powinien porozmawiać z kimś innym.

5. 
   

   
   
   
   Trzymaj notatnik i długopis w pobliżu telefonu. Umożliwi to szybkie robienie notatek na wypadek, gdyby dana osoba chciała cię zostawić lub podać inne informacje. Unikaj czekania, aż korespondent zacznie szukać czegoś do napisania.

Część 2 Rozmowa przez telefon

1. 
   

   
   Uśmiechaj się podczas rozmowy. Nawet jeśli nie jesteś w dobrym humorze, po prostu uśmiechnij się i udawaj, że jesteś, aby twój korespondent pomyślał, że jesteś miły. Może również pomóc Ci poprawić nastrój.

2. 
   

   
   Mów wyraźnie i profesjonalnie. Ponieważ jesteś w profesjonalnym otoczeniu, ważne jest, abyś ty i twój korespondent rozumieli się jasno i dokładnie. Mów spokojnie i wymawiaj swoje słowa, aby mieć pewność, że wszystko poszło dobrze i zrozumiano.
   • Unikaj używania znanych wyrażeń slangowych, takich jak „tak”, „pewny” lub „nie”. Zamiast tego mów do niego, używając jasnych słów i zwrotów, takich jak „tak” i „nie”. Niezależnie od tego, jakie informacje wymienisz z korespondentem podczas dialogu, unikaj pomyłek między tobą. Nie zapomnij powiedzieć zwykłych uprzejmych zwrotów, takich jak „dziękuję” i „nic”, jeśli takie istnieją.
   • Jeśli chcesz przekazać tej osobie określone informacje, takie jak litery lub numery telefonów (takie jak nazwisko lub numer telefonu), pomocne może być dobre opanowanie alfabetu fonetycznego. W ten sposób można uniknąć pomieszania liter wymawianych prawie tak samo jak „M” i „N”, stosując przydatne wskazówki, takie jak „M jak jedzenie”.

3. 
   

   
   Porozmawiaj profesjonalnie z korespondentem. Użyj nazwiska osoby („Pan Smith”), a nie jego imienia, szczególnie jeśli nie znasz korespondenta osobiście. Nie zapomnij jego imienia i zwróć się do niego, używając go podczas rozmowy.
   • Możesz zapisać imię osoby, gdy tylko ona ci to powie, abyś mógł ją zapamiętać. To może być bardzo przydatne.

4. 
   

   
   Przekaż połączenie, jeśli to konieczne. Jeśli ktoś wezwie Cię do pracy, możliwe jest, że próbuje rozwiązać konkretny problem lub ma pytania do określonej osoby. Jeśli tak naprawdę nie wiesz, jak odpowiedzieć na pytanie lub problem, nie próbuj na nie odpowiadać. Zamiast tego zasugeruj przekazanie połączenia komuś, kto będzie mógł lepiej odebrać i pomóc. Pokaże mu również, że zależy ci na jego problemie i jesteś gotów pomóc mu rozwiązać ten problem.
   • Większość telefonów stacjonarnych ma obecnie funkcję przekazywania połączeń. Dowiedz się, czy ta funkcja jest dostępna w Twoim biurze i jak działa. Jeśli tak nie jest, weź numer osoby, do której zadzwoni korespondent, i przekaż mu informacje.
   • Pamiętaj, aby postępować tak uprzejmie, jak to możliwe i zaoferować przeniesienie połączenia. Na przykład możesz powiedzieć: „Obawiam się, że nie mogę odpowiedzieć na twoje pytanie. Czy chciałbyś, żebym przekazał twoje wezwanie Jacquesowi, który może ci pomóc lepiej? "
   • Jeśli nikt inny nie jest dostępny, zasugeruj, aby go wziąć. Nie zapomnij przekazać tego później.

5. 
   

   
   Zakończ połączenie profesjonalnie. Możesz powiedzieć mu jasno i grzecznie, że rozmowa się skończyła i że może się rozłączyć, po prostu mówiąc „dziękuję” lub „do widzenia”. Nie powinno być wątpliwości co do tego, czy rozmowa powinna być kontynuowana, czy nie.
   • Pozwól korespondentowi się rozłączyć. On ma połączenie, więc musisz pozwolić mu zdobyć to, czego chciał, kiedy zadzwonił w pierwszej kolejności i zakończył rozmowę. Jeśli rozłączysz się, mimo że nie jest gotowy do zakończenia rozmowy, może się to wydawać niegrzeczne lub możesz pozwolić, by istotne informacje Ci uciekły.