Jak zrobić harmonogram

Zawartość

• etapy
• Część 1 Zapisz najważniejsze codzienne zadania
• Część 2 Tworzenie harmonogramu
• Część 3 Optymalizacja harmonogramu

Dzisiaj większość ludzi prowadzi gorączkowy tryb życia. Dlatego ważne jest, aby dobrze zorganizować swój czas. Czas jest jedynym zasobem, którego nie możemy kupić za pieniądze. A jednak, w pewnym momencie, wielu z nas nie optymalizuje go lub niepotrzebnie go traci. Harmonogram pozwoli ci przejąć kontrolę nad swoim dniem z godziny na godzinę. Ponadto dobry program bardzo pomoże Ci w osiągnięciu dużych i małych celów, które sam sobie wyznaczyłeś.

etapy

Część 1 Zapisz najważniejsze codzienne zadania

1. 
   

   
   Wymień wszystkie codzienne czynności. Nie ma znaczenia, czy lista jest uporządkowana chronologicznie, czy nie. Ten pierwszy szkic to tylko burza mózgów, a nie lista rzeczy do zrobienia w porządku. Poświęć około 1 godziny na spisanie wszystkich zadań, które musisz wykonywać każdego dnia (i wszystkich rzeczy, które powinieneś robić, ale nie rób).
   • Jeśli masz problemy z zapamiętywaniem wszystkiego, co robisz na co dzień, miej ze sobą mały notatnik i zapisz wszystkie swoje codzienne czynności.

2. 
   

   
   Zapisz ważne zadania i te, które są mniej ważne. Kiedy zaczynasz burzę mózgów, nie uważaj żadnej aktywności za zbyt nieznaczną. Niezależnie od tego, czy zadanie jest ważne, czy nie, musisz to zrobić. We wczesnym harmonogramie lepiej jest uwzględnić wszystkie swoje działania i wprowadzić zmiany w razie potrzeby później.
   • Jeśli musisz zabrać swojego psa rano i wieczorem, zapisz go.

3. 
   

   
   
   
   Zadaj sobie pytania dotyczące swoich działań. Jakie zadania musisz wykonać, aby upewnić się, że możesz się wyżywić? Jakie zadania musisz wykonać, aby każdego dnia dostać się do pracy? Jak zorganizujesz, aby ktoś odebrał twoją córkę w szkole?
   • Z pewnością zdziwisz się, odkrywając wszystkie małe zadania, które musisz wykonać, aby wziąć na siebie największe obowiązki. Nie zniechęcaj się jednak: światło jest na końcu tunelu. Harmonogram pozwoli ci zidentyfikować zadania i nisze, które nie są lub są mało wydajne. Następnie możesz pracować nad ich wyeliminowaniem w dowolnym momencie.

4. 
   

   
   Przeanalizuj swoją listę. Jeśli zdasz sobie sprawę, że masz mało czasu wolnego lub nie masz go wcale, przejrzyj listę zadań, aby sprawdzić, czy wszystkie są naprawdę potrzebne. Możesz odkryć, że możesz bardziej efektywnie przejąć niektóre ze swoich obowiązków lub powierzyć je innym osobom.
   • Jeśli okaże się, że gotujesz za dużo, czy możesz zapytać swojego sąsiada (lub sąsiada), czy byłby skłonny podzielić się przygotowaniem niektórych posiłków? Możesz zgodzić się na potrawy, które lubisz i gotować co turę raz lub dwa razy w tygodniu.

Część 2 Tworzenie harmonogramu

1. 
   

   
   
   
   Otwórz nowy arkusz w programie Microsoft Excel lub podobnym oprogramowaniu. Zarezerwuj pierwszą lewą kolumnę w porach, a górny wiersz w dni tygodnia.

2. 
   

   
   Powiąż zadania z odpowiednimi harmonogramami. Zacznij od czynności, które musisz wykonywać każdego dnia o tej samej godzinie. Skorzystaj z analizy, którą już wykonałeś, aby umieścić te zadania w najlepszej możliwej niszy. Nie zapomnij zarezerwować jednej lub więcej przerw w ciągu dnia.

3. 
   

   
   Daj sobie więcej czasu na wykonywanie swoich działań. Zasadniczo wystarczą jednogodzinne przedziały czasowe. Wykonanie niektórych zadań może jednak wymagać 90 minut lub nawet dwóch godzin, ponieważ skupienie się na tym, co należy zrobić, może zająć trochę czasu. Nie zapomnij zarezerwować 30-minutowych automatów. Nie wpadnij w tę samą pułapkę, co wiele innych osób: nie masz zbyt napiętego harmonogramu.
   • Jeśli chcesz utworzyć dłuższe przedziały, możesz scalić wiele komórek.

4. 
   

   
   Bądź elastyczny. Czasami trudno jest określić czas potrzebny na wykonanie każdego zadania. Elastyczny harmonogram pozwoli w razie potrzeby wydłużyć lub skrócić czas trwania działań. Weź pod uwagę niepowodzenia, dodając kilka dodatkowych minut na wykonanie zadań.
   • Uważaj: nie wykorzystuj chwil relaksu jako niszowych „buforów”, to znaczy miejsc, które możesz także wykorzystać do ukończenia zadania nieukończonego w oczekiwanym czasie. Chwile relaksu nie są luksusem.Nadaj im takie samo znaczenie jak każda inna aktywność.

5. 
   

   
   Wydrukuj arkusz kalkulacyjny. Prawdopodobnie przydatne będzie wydrukowanie kilku kopii. Umieść jedną na lodówce, jedną w swoim pokoju i jedną w swojej łazience. Podświetl lub wyróżnij ważne działania.

6. 
   

   
   Użyj kodu koloru. Użyj znaczników w różnych kolorach, aby zidentyfikować każdy obszar swojego życia. Na przykład możesz użyć żółtego do pracy, czerwonego do ćwiczeń fizycznych, niebieskiego do szkoły i tak dalej. Szybki rzut oka pozwoli Ci dobrze zorientować się w programie dnia. Na przykład, jeśli zobaczysz dużo niebieskiego, od razu dowiesz się, że w tych dniach jesteś przeciążony zajęciami szkolnymi.

Część 3 Optymalizacja harmonogramu

1. 
   

   
   Przeanalizuj energię, którą masz rano. Większość ludzi lepiej analizuje rzeczy i ma większą kreatywność rano. Jednak ich umiejętności mają tendencję do zmniejszania się w miarę upływu dnia. Jeśli tak jest w Twoim przypadku, zaplanuj czynności wymagające koncentracji i myślenia rano. Na przykład możesz zdecydować się na opisanie rano.
   • Jednak możliwe jest również, że większość pracy twórczej wykonujesz wieczorem. Nie ma złego dnia na robienie różnych rzeczy. Twoim celem jest stworzenie skutecznego harmonogramu, który będzie pasował do twoich potrzeb i osobowości.

2. 
   

   
   Analizuj energię, którą masz po południu. Jeśli jesteś podobny do większości ludzi, na pewno nie masz tyle energii po południu. W takim przypadku skorzystaj z niego, aby wykonywać bardziej powtarzalne i nudne zadania. Mówimy tutaj o czynnościach, które nie wymagają głębokiej refleksji ani intensywnej koncentracji. Na przykład wykorzystaj ten okres, aby umówić się na spotkanie, wyjść na kilka spraw lub odpowiedzieć na krótkie e-maile itp.

3. 
   

   
   Analizuj energię, którą masz wieczorem. Wiele osób lubi swój wieczór na przygotowanie i zorganizowanie zajęć na następny dzień. Możesz przygotować kosz na lunch następnego dnia, wybrać i wyjąć ubrania, które nosisz, poświęcić czas na porządkowanie domu lub pozbycie się niepotrzebnych już przedmiotów.

4. 
   

   
   Kształtuj dobre nawyki, aby osiągnąć swoje cele. Na przykład zdecyduj się spędzać 30 minut dziennie pracując nad powieścią, przechowując garaż lub ucząc się ogrodnictwa. Pozwoli ci to codziennie pracować trochę, aby osiągnąć swoje cele i wypracować dobre nawyki, aby je osiągnąć. Będziesz w jakiś sposób w „autopilocie”. Z definicji wszystkie rzeczy, które robisz regularnie, czy to dobre, czy złe, stają się nawykiem.

5. 
   

   
   Sprawdź swój harmonogram. Czy ci to pasuje? Czy zaprogramowałeś swoje działania logicznie? Czy trzeba wprowadzić jakieś zmiany? Zmień to, co jest złe, przeglądając rzeczy po kolei. W tym celu nie czekaj na weekend lub koniec miesiąca. Stopniowo, co dwa lub trzy dni, pomyśl o dokonaniu niezbędnych korekt, aż poczujesz, że twój harmonogram jest odpowiedni dla ciebie. Każdego miesiąca możesz potrzebować go zobaczyć ponownie i wprowadzić małe lub duże zmiany. Rzeczywiście jedyną rzeczą, którą możemy być absolutnie pewni w życiu, jest to, że rzeczy się zmieniają.