Jak napisać projekt, który należy złożyć do jego administracji

Zawartość

• etapy
• Część 1 Pisanie projektu
• Część 2 Udostępnij swój projekt

Umiejętność przedłożenia projektu do administracji to przydatna umiejętność, jeśli chcesz zaprezentować nowe możliwości rejestrowania dodatkowych dochodów, zaproponować usprawnienia proceduralne lub ujawnić skuteczne techniki, aby były bardziej ekonomiczne. Możesz także zdecydować się na napisanie propozycji, jeśli uważasz, że coś trzeba zmienić. Jeśli zamierzasz opisać taki dokument, aby przekazać go administracji swojej firmy, musisz najpierw poświęcić niezbędny czas na zebranie odpowiednich informacji. Możesz również przesłać swoje pomysły współpracownikom, aby uzyskać ich opinię i wiedzieć, czy są oni zgodni z Twoim projektem, po czym będziesz musiał upewnić się, że podchodzisz do niego taktownie.

etapy

Część 1 Pisanie projektu

1. 
   

   
   Określ dokładnie dany problem lub swój pomysł. Jeśli chcesz opisać operacje redukcji lub usprawnienia, musisz najpierw ustalić główny problem. Najczęściej pomysł może być dla ciebie jasny, ale jeśli chcesz się na nim komunikować lub dostarczać rozwiązań, rozsądnie jest być bardzo uważnym.

2. 
   

   
   Wykonaj swoje badania. Przed napisaniem projektu ważne jest, aby przeanalizować wszystkie związane z nim elementy. Poproś o dyskusję z zaangażowanymi stronami, czy to twoimi współpracownikami, menedżerami czy klientami. Zyskasz również czytanie podobnych programów prowadzonych przez inne firmy, aby zobaczyć, co robią inaczej.
   • Jeśli na przykład uważasz, że kierownictwo musi zmienić sposób żywienia, najpierw porozmawiaj o tym z personelem kuchni. Co oni myślą Czy musieli współpracować gdzie indziej z innymi firmami cateringowymi? Co sądzą o tym twoi koledzy? Są to wszystkie aspekty, które należy rozwiązać. Być może twoje niezadowolenie jest po prostu kwestią osobistego gustu, a nie kwestią jakości.

3. 
   

   
   
   
   Napisz opis problemu. Aby rozpocząć pisanie projektu, najpierw opisz obecną sytuację. Następnie zaznacz odpowiednie fakty (miejsca, daty, zaangażowane osoby). Na tym poziomie nie oceniaj, zamiast tego skup się na wyjaśnianiu rzeczy takimi, jakie są.
   • Jako przykład możesz napisać: „Firma X korzystała z usług gastronomicznych Y przez ostatnie siedem lat. W tym okresie liczba dostępnych dań głównych spadła z pięciu do dwóch. Zmniejszyła się również liczba potraw głównie dla wegetarian i są nawet dni, kiedy nic takiego nie jest proponowane.

4. 
   

   
   Wyjaśnij, co proponujesz jako rozwiązanie. Po zidentyfikowaniu problemu możesz zacząć pisać dokładnie to, co zamierzasz zrobić. Skoncentruj się na najważniejszym aspekcie. Udowodnij, że twoje obserwacje są oparte na twoich badaniach.
   • Na przykład możesz napisać „Sugeruję, aby firma cateringowa dla Firmy X została zastąpiona inną. Firma X ma w tym zakresie kilka opcji. Firmy cateringowe W i Z oferują szerszą gamę menu i oferują koszty porównywalne z kosztami naszego obecnego dostawcy. Ponadto, ponieważ firma Z oferuje codziennie dania wegetariańskie, wegańskie i bezglutenowe, może lepiej zaspokoić potrzeby naszej siły roboczej. Jeśli chodzi o firmę cateringową W, oferuje mniej potraw dla wegan, ale może być również dobrym wyborem. Ankieta przeprowadzona w 2011 r. Wykazała, że ​​40% naszych pracowników to wegetarianie, 10% to weganie, a 2% woli żywność bezglutenową.

5. 
   

   
   
   
   Opracuj plan. Opisz każdy krok i skup się na terminach lub kosztach ich wdrożenia. Wyraźnie mów o tym, co wiesz i co pozostaje do odkrycia. Pamiętaj, aby napisać ponumerowane kroki, a następnie podać więcej szczegółów. Nie przeceniaj znaczenia innowacji, którą chcesz wnieść, ale przedstaw wyniki, których się spodziewasz.
   • Aby zmienić zakład żywienia, będziemy musieli: 1: położyć kres naszej umowie z zakładem żywienia Y, 2: spróbować potraw dostawców usług W i Z, 3: wybrać jednego z nich, 4: podpisać umowę z wybranym zakładem żywienia. Opłaty powinny być porównywalne z opłatami obecnie oferowanymi przez Caterer Y. Dopóki rozwiążemy naszą umowę z Dostawcą Y, nie powinna istnieć kara finansowa. Ponadto, jeśli nasi pracownicy bardziej docenią nowe posiłki, istnieje duża szansa, że ​​będą szczęśliwsi w miejscu pracy.

6. 
   

   
   Podnieś możliwe zastrzeżenia. Pokaż, że jesteś w pełni świadomy wszelkich niedociągnięć, które mogą wystąpić w twoim planie. Czy wśród pracowników będzie opór? Na przykład niektórym osobom mogą spodobać się usługi Twojego obecnego dostawcy. Czy byłbyś w stanie przekonać agencję rządową, że Twój nowy pomysł jest bezpieczny? Omów kroki, które zamierzasz podjąć, aby przekonać innych o wykonalności i przydatności twojego projektu.

7. 
   

   
   Określ potrzebne materiały i personel. Jeśli nowy projekt, który proponujesz, wymaga zakupu materiałów lub zatrudnienia nowych pracowników, zaznacz to po nakreśleniu kroków. Pamiętaj także o podaniu wymaganego czasu, ponieważ jest to również zasób. Utwórz listę kontrolną, aby się z niej wydostać. Na przykład możesz napisać następujące.
   • Niezbędne: podkomisja do oceny firmy cateringowej (4 osoby z różnych części firmy), 2 godziny na degustację i 3 godziny na napisanie raportu.

8. 
   

   
   Wyciągaj wnioski na podstawie głównych korzyści. Bez względu na to, jaką zmianę zamierzasz wprowadzić, powtórz ten proces ponownie na końcu. Omów jeszcze raz trzy główne elementy swojego projektu, a następnie podaj zdanie końcowe. Potraktuj to jako podsumowanie. Jako przykład możesz powiedzieć, co następuje.
   • „Jak pokazuje ta propozycja, firma cateringowa Y zmniejszyła liczbę dań, które zaoferował w ciągu ostatnich siedmiu lat. Dostawcy W i Z oferują bardziej zróżnicowane menu w stosunkowo porównywalnych cenach. Sugeruję, abyśmy mogli przeprowadzić testy degustacyjne z tymi firmami cateringowymi, aby wybrać nowego dostawcę żywności dla tej firmy. Z pewnością przyczyni się to do zadowolenia i utrzymania pracowników. "
   • Wymień konkretne świadczenia pieniężne lub ilościowe. Jeśli na przykład Twoja innowacja może obniżyć koszty, musisz to podkreślić.
   • Przedstaw korzyści jakościowe. Firma czasami korzysta z szeregu korzyści, których nie można oszacować za pomocą konkretnych danych i liczb. Jeśli Twój pomysł pomaga zwiększyć satysfakcję pracowników, ważne jest, aby o tym wspomnieć. Te ulepszenia mogą być tak samo korzystne, jak te ilościowe.

Część 2 Udostępnij swój projekt

1. 
   

   
   Poproś kolegę o przeczytanie. Idealnie powinieneś poprosić kolegę, aby przeczytał twój projekt i wyraził swoją opinię. Może zatwierdzić treść twojego programu, ale jeśli tak nie jest, rozważ wzięcie pod uwagę jego zastrzeżeń. Jeśli uważasz, że są one istotne i są lepsze niż to, co proponujesz, rozważ recenzję. W przeciwnym razie, jeśli rozumiesz trafność jego argumentów, ale ich nie zatwierdzasz, rozważ umieszczenie ich w sekcji sprzeciwów.

2. 
   

   
   Ponownie sprawdź swój projekt. Po napisaniu projektu i przeczytaniu go przez kolegę, musisz go teraz przejrzeć, aby poprawić płynność, gramatykę, dokładność i liczbę słów. Nie powinieneś składać zbyt długiej propozycji, w przeciwnym razie ryzykujesz, że przywódcy jej nie przeczytają. Zrób wszystko, aby zachować wszystko co najwyżej na jednej lub dwóch stronach.

3. 
   

   
   Prześlij projekt do administracji. Gdy poczujesz, że Twój projekt jest gotowy, określ osobę, do której musisz go przesłać. W niektórych organizacjach znany jest wszystkim lider odpowiedzialny za podejmowanie decyzji. W innych społeczeństwach o bardziej bocznych strukturach może być trudniej dowiedzieć się, kim są prawdziwi decydenci. Przeprowadź dokładne badania swojej firmy, aby ustalić, kto jest odpowiedzialny za takie problemy.
   • Gdy już wiesz, komu przekazać projekt, sprawdź, czy możesz mieć przy nim tête-à-tête. Bardzo często ludzie reagują bardziej przychylnie na prośby o innowacje, gdy wymiany odbywają się twarzą w twarz. Jeśli nie, wyślij wersję papierową projektu lub taką.